Обязанности:
Прием и обработка телефонных звонков, запросов по электронной почте.
Осуществление технического обеспечения деятельности Руководителя (организация встреч, переговоров).
Работа с офисной техникой
Ведение деловой переписки.
Ведение делопроизводства: регистрация корреспонденции (бумажной и электронной), учет и передача документов на исполнение.
Подготовка на подпись, контроль правильности заполнения, хранение и архивирование документации.
Отслеживание поступления документов, корреспонденции для руководства, своевременная их передача.
Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей
корреспонденции руководства.
Организация совещаний (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, переносе совещаний).
Ведение протоколов совещаний (подготовка протоколов, ознакомление с их содержанием участников совещаний).
Подготовка приказов по основному виду деятельности, доверенностей на представление интересов.
Согласование отдельных вопросов с работниками структурных подразделений, доведение до них указания и распоряжений Руководителя; контроль сроков исполнения документов, указаний и распоряжений.
Ведение договорной работы (подготовка договоров, согласование).
Представление интересов организации в различных организациях и структурах.
Организация приема посетителей руководства: встреча посетителей, чай/кофе руководителю и гостям.
Выполнение отдельных служебных поручений руководителя.
Обеспечение жизнедеятельности офиса/предприятия (заказ воды, канцтоваров и других материалов).