Помощник секретаря

АРТБЬЮТИЦЕНТР - дружная семья профессионалов, увлеченных своим делом. Мы совместно растем и развиваемся уже более 7 лет в сфере красоты и эстетической медицины.
Прямо сейчас мы нуждаемся в новом члене команды с неограниченным потенциалом роста на позицию “Секретарь / офис-менеджер"
Если Вы аккуратны, пунктуальны, любите все систематизировать, виртуозно пользуетесь пакетом Microsoft Office и хотите получать удовольствие от работы в динамично развивающейся компании "нового поколения"...
То эта вакансия точно для Вас!

Обязанности:

- Участвовать в жизни компании. Огромная возможность для реализации "своего Я".

- Планирование рабочего дня руководителя, организация встреч, переговоров;

- Информационная поддержка руководителя (поиск информации в интернете, систематизация, анализ) Подготовка аналитических, информационных, справочных и других отчетов.

- Выполнение дополнительных поручений руководства;

- Принимать/распределять входящие звонки, работать с электронной почтой

- Документооборот:

- регистрация входящей/исходящей корреспонденции;

- согласование документов, подписание у руководителя;

- направление документов в подразделения;

- написание официальных писем, запросов, приказов, распоряжений;

- заполнение договоров по шаблону, работа с юридическим отделом;

- систематизация и учет заключенных договоров;

- ведение реестра документов;

- ведение табеля учета рабочего времени сотрудников;

- отправка документов почтой;

- контроль возврата документов;

- сканирование, копирование, печать по запросу, помощь коллегам в подготовке документов;
- Взаимодействие с первыми лицами компаний - партнеров;
- Работа в Word и Excel, PowerPoint, работа с таблицами;

- Заказ авиа/жд билетов, бронирование гостиниц;
- Взаимодействие с курьерскими службами, организация доставок;
- Обеспечение жизнедеятельности офиса. Своевременный заказ канцелярских товаров, воды, расходных материалов;
- Заказ пропусков;

- Встреча посетителей офиса: чай/кофе;

- Контроль работы клининговой службы;
- Работа в CRM Bitrix 24, постановка задач, публикация новостных анонсов компании в "живой ленте";

- Владеет пакетом Microsoft Office (Word и Excel), PowerPoint,;
- Трудолюбив, умеет выходить из ситуаций требующих мгновенного решения;

- Умеет работать в режиме многозадачности;
- Прекрасно владеет русским языком и умеет четко, внятно, грамотно выражать свои мысли вслух и на бумаге;
- Амбициозен, хочет развиваться и увеличивать свой доход;

- Имеет презентабельный внешний вид;
- Пунктуален, придирчив к себе и любит проверять результат своей работы.

- Пятидневная рабочая неделя без задержек с 9:00 - 18:00;
- Испытательный срок от 1 до 3-х месяцев , оформление по ТК РФ;
- Полное соблюдение и трудоустройство в соответствии с ТК РФ;