Специалист по документообороту

Внимание: работа с присутствием в офисе в Москве 1-3 раза в неделю. Просьба не откликаться соискателям из удаленных регионов.

KATANA EVENT – это коммуникационное агентство. С 2019 года мы создали более 200 мероприятий в оффлайн- и онлайн-формате. Наши проекты стали лауреатами топ-премий event-индустрии: Золотой Паззл, ВЕМА, Событие года. Мы продолжаем активно развиваться, в этом году планируем увеличить обороты в 2 раза.

Почему в KATANA EVENT здорово работать:

1. Мы трудимся в интересной и динамичной сфере – организации мероприятий. А значит, вы будете причастны к знаковым событиям и брендам.
2. Мы собрали заряженный и профессиональный коллектив, который искренне любит свое дело.
3. Предоставляем удобный график: работа из офиса в районе м. Площадь Ильича 1-2 дня в неделю, в остальное время удаленно.
4. Трудоустраиваем по ТК и предоставляем соцпакет.

О вакансии

Каждое мероприятие - это проект, под который мы заключаем договоры с заказчиками и подрядчиками (в среднем, 10 контрагентов в проекте). Нам нужен грамотный и ответственный менеджер, чтобы обеспечивать этот документооборот.

Ваши будущие обязанности:

1. Обеспечивать сопровождение документооборота, участвовать в переговорах с контрагентами (быть связующим звеном между поставщиком и юристом)
2. Согласовывать документы с поставщиками и клиентами.
3. Вести реестр договоров.
4. Обеспечивать наличие оригиналов документов и проверять их после поступления.
5. Обеспечивать хранение документов в офисе.
6. Предоставлять / заполнять документы для тендеров, контролировать корректность подготовки тендерной документации.

Требования:

1. Релевантный опыт работы от 1 года. Знание актуального законодательства.
2. Кандидатов с опытом работы в рекламе рассмотрим в первую очередь!
3. Опыт работы в облачных сервисах и со справочно-правовыми системами.
4. Навыки работы с корпоративной почтой, zoom, whatsapp.
5. Связь по срочным вопросам 24/7 (не постоянная практика, а только экстренные случаи)
6. Очень важны личные качества:

• ответственность,
• внимательность,
• пунктуальность,
• доброжелательность и тактичность в общении,
• умение просто и ясно поставить задачу коллегам,
• умение оперативно реагировать на постановку текущих задач и правильно расставлять приоритеты.

Организационные детали:

1. График 5/2, работа из офиса 1-3 дня в неделю, в остальное время удаленно. В случае большого числа проектов - работа в офисе.
2. Часы работы с 10 до 19.
3. Испытательный срок 3 месяца.