Бизнес-ассистент / офис-менеджер

ООО "Институт коучинга" ищет ассистента/офис-менеджера в Москве

С 2001 года мы помогаем людям и командам находить лучшие решения и воплощать их в жизнь . Количество проектов за последние полгода увеличилось на 30 %. Нам нужны новые сотрудники, которые готовы работать с нами в долгосрочной перспективе.

В свою очередь мы готовы предложить:

- официальное оформление по ТК РФ;

- достойную оплату труд + ежемесячные премии;

- интересные проекты, разноплановые задачи;

- готовы помогать расти в различных функциональных направлениях;

- уважение и добропорядочность. Мы ценим своих людей!

Основные задачи как бизнес- ассистента:

• организация рабочего дня консультанта, составление и ведение расписания работы, согласование встреч, выполнение внутриорганизационных задач);

• организация поездок , сложных маршрутов, расписания в командировках , согласование с контрагентами, обеспечение комфортного перемещения "от порога до порога" , точный расчет времени. Быть в доступе (телефон) во время сложных стыковок рейсов, 2-3 раза в год в выходные и/или в позднее время до 23:00. ;

• обеспечение качественной коммуникации как внутри организации, так и с внешними партнерами, клиентам;

• получение и сохранение информации от консультанта по итогам встреч, клиентских сессий и по другим проектам. Передача этой информации в соответствующие подразделения компании;

• отслеживание динамики выполнения внутриорганизационных задач, в которых участвует руководитель;

• ведение реестров индивидуальных клиентов и отслеживание регулярности встреч руководителя; формирование ежемесячного отчета по деятельности консультанта;

• обеспечение выполнения райдеров;

• организация переговоров с заказчиками, формирование, расчет и оформление коммерческих предложений;

• командная работа с другими ассистентами: оптимизация бизнес-процессов, в которых задействованы ассистенты и консультанты ( совместно с коллегами) ; согласованные действия по проектам и поездкам , в которых участвуют разные консультанты;

• прием входящих звонков, предоставление необходимой информации, взятие информации у звонившего и обеспечение обратного звонка от коллег (в соответствии с темой вопроса). Обеспечение благоприятного впечатления у звонившего о первом контакте;

• техническая поддержка руководителя во время эфиров, вебинаров, мастер-классов.

Основные задачи по офису ( примерно 6-8 часов в неделю) :

- взаимодействие с администрацией БЦ, прием счетов, заказ пропусков на посетителей, передача оригиналов документов;

- взаимодействие с административным отделом: обеспечение полного документооборота в зоне своей ответственности;

- организация пропусков для сотрудников и клиентов;

- обеспечение офиса интернет связью: взаимодействие с интернет провайдером, решение проблем по беспроводной связи, запрос актов и счетов ежемесячно;

- взаимодействие с клининговой компанией: обеспечение чистоты в офисе, контроль уборок, обмен документами для оплаты;

- заказ продуктов для жизнедеятельности в офис (вода/канцелярия/печенье и т.д.);

- обеспечение всем необходимым наших мероприятий в МСК;

- бронирование помещений для коллег в Bitrix24;

-взаимодействие с внешними партнерами: бронирование для них помещений, прием и передача актов их работ в бухгалтерию и тд;

-организация проведения командных сессий в офисе по определенному райдеру консультанта, закупка материалов, заказ пропусков, очное присутствие на мероприятии , организация кофе-брейков и контроль чистоты офиса во время и после мероприятия;

-организация мелкого ремонта в офисе;

-в случае необходимости, организация переезда офиса;

-поездки к клиентам для обмена, передачи документов в пределах Москвы.

Основные требования:

- Высшее образование;

- опыт работы в коммерческих организациях от 3 лет;

- готовность к гибкому графику работу (вечера до 22 часов - примерно 3-4 раз в месяц).

Кого мы ждем

Мы не будем рассказывать как делать работу: мы дадим вводные, опишем результат, а то, как именно его добиться — на вас.

Другие важные аспекты

• Проактивность. Вы не ждете, пока вам укажут на слабые места в вашей зоне работы, а самостоятельно находите их и предлагаете варианты улучшения.

• Грамотность и коммуникабельность. Вы можете договориться с кем угодно и о чем угодно. Найдете вариант, при котором в выигрыше остаются обе стороны — win-win.

• Чувствуете себя комфортно в общении с людьми более высоких позиций и заработка.

• Любите свою работу, поэтому постоянно развиваетесь в своей и смежных сферах, прокачиваете необходимые навыки.

• Самостоятельны, но умеете работать в команде. Учитываете влияние на работу коллег и вовремя просите о помощи.

• Мы не ждем, что Вы не будете ошибаться, но должны признавать ошибки, делать выводы, нести ответственность за последствия и не повторять ошибку второй раз.

• Стрессоустойчивость. Задач всегда много, все периодически меняется, временами горят сроки и возникают конфликты. Надо уметь жить и работать в этом.

Условия:

- Гибридный формат работы, но где-то 3/4 раза в месяц нужно приезжать в офис в Москве, ул.Гиляровского, рядом со станциями метро Проспект Мира и Рижская;

- Предоставляем рабочий телефон, ноутбук и корпоративную связь.

- Испытательный срок 3 месяца. После его окончания готовы оформить ДМС

- Гибкий формат работы. Мы работаем с высокопоставленными людьми, поэтому возможна ненормированность рабочего дня.

- Ежемесячные оплачиваемые командировки в Санкт - Петербург на два дня в головной офис на планерки.

- Заработная плата от 100 000 р + ежемесячные премии.

Если ты хочешь стать частью нашей команды, то отклик начни с небольшого сопроводительного письма и будь готов заполнить анкету!