Офис-менеджер

Компания “Латрек” представляет интересы российского производителя ООО “Ангиолайн” по реализации широкого спектра высокотехнологичных медицинских изделий для интервенционной кардиологии.

Основные обязанности:

• Осуществлять и контролировать документооборот между подразделениями и между группой компаний;
• Работать с исходящей корреспонденцией (письма на бумажном носителе и электронные): регистрация, передача, учёт, хранение; оформлять письма за подписью Руководителя, осуществлять отправку исходящей корреспонденции посредством услуг курьерской службы, почты России, экспресс почты и курьеров, взаимодействовать с ними;
• Осуществление регистрации и рассылок информационных писем, уведомлений, приказов, распоряжений, поздравлений с днем рождения сотрудников;
• Участие в координации информационного и документального обмена между руководством и подразделениями;
• Составлять деловые письма, запросы и другие документы, готовить ответы авторам писем, готовить проекты внутренних распорядительных документов (приказы, распоряжения);
• Формирование дел текущего делопроизводства согласно правилам, учет и обеспечение их хранения;
• Ведение регистрационных баз данных документов в зоне ответственности;
• Помощь в оформлении необходимых документах работникам, выезжающим в служебные командировки (служебные записки о командировании, о выдаче денежных средств подотчет, сбор с работников отчетных документов, заполнение проектов авансовых отчетов и подготовка всего комплекта к передаче в бухгалтерию);
• Встреча посетителей Компании, получение первичной информации о посетителе и помощь в организации их приема руководителем и/или сотрудниками;
• Поддержание в актуальном состоянии телефонных и адресных справочников;
• Сканирование всех документов, подлежащие регистрации и размещение в электронной базе данных;
• Сканирование, копирование, печать и помощь в подготовке документов по просьбе руководителей структурных подразделений и/или непосредственного руководителя;
• Организация заказа на изготовление визиток, полиграфической продукции и прочего;
• Работа в программе по оформлению пропусков на автомобили гостей и посетителей;
• Отвечать за обеспечение Компании канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы, а также обеспечивает хранение, распределение между работниками и рациональное использование перечисленных ценностей;
• Бронирование переговорных комнат, поддержание в них порядка, приготовление напитков (чай, кофе) по запросу;
• Выполнение прочих служебных поручений непосредственного руководителя в рамках функциональных обязанностей.

Требования:

Опыт работы на аналогичной позиции от 1 года;

Грамотная устная и письменная речь;

Уверенный пользователь ПК и пакета Ms Office;

Знание основ деловой переписки и этикета;

Высокая внимательность, коммуникабельность, интеллигентность, доброжелательность, стрессоустойчивость;

Умение работать в режиме многозадачности;

Позитивный настрой и желание работать.

Условия:

Срочная вакансия, приветствуется возможность скорейшего трудоустройства.

Работа в стабильной, успешно развивающейся Компании.

Месторасположение: м. Динамо/ м. Петровский парк, 10 минут пешком от метро, отдельный современный офис расположен в здании бизнес-отеля.

«Аэростар».Официальное оформление в соответствии с ТК РФ.

График работы: с 9:00 до 18:00