Офис-менеджер

Москва, Ленинградское шоссе, 16Ас3

Метро: Балтийская

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

прием и сопровождение посетителей офиса, информирование сотрудников о прибытии посетителей
прием и распределение звонков на общий телефон
прием и распределение заявок и информации с общего почтового ящика
обеспечение подачи чая/кофе в зоне общей приемной и переговорных, своевременная уборка/при необходимости замена чайных принадлежностей и иных предметов в / из переговорных
оформление постоянных и временных пропусков в здание БЦ
обработка входящей/исходящей корреспонденции: приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение
координация работы курьеров, служб доставки
обновление корпоративного телефонного справочника
прием телефонных звонков
обеспечение подготовки совещаний, видео- и телефонных конференций, встреч с клиентами
поддержка в организации командировок (визовая поддержка, бронирование и заказ билетов, гостиницы и т.д.)
взаимодействие с оператором мобильной связи: заказ и перевыпуск сим-карт, изменение тарифов и условий, запрос детализации счетов, перерегистрация телефонных номеров новых/уволенных работников, информирование операторов мобильной связи о подключении/прекращении подключения роуминга при убытии сотрудников в отпуска и служебные командировки.
оформление заказов канцтоваров, питьевой воды, продовольственных товаров и т.п., проверка корректности оформления поставщиками первичных финансовых документов и их передача в финансовый отдел
подготовка информации для тендеров по товарам и услугам
контроль за документооборотом административного блока (наличие актуальных договоров, своевременное их продление)
размещение по запросу заявок на выпуск и регистрацию топливных карт
поддержка подготовки новых рабочих мест
обеспечение контроля над соблюдением сроков и условий доставки заказанных товаров и услуг
обеспечение порядка в помещениях общего доступа (переговорные, кухни, копировальные комнаты, зоны оупен спейс)
координация работ для обеспечения функционирования офисного помещения: взаимодействие с арендодателем, инженерно-техническими, обслуживающими и клининговыми службами
оперативная связь с другими сторонними организациями по вопросам текущей деятельности компании
архивирование документов: прием и выдача документов, внесение номеров договоров / доп. соглашений в базу, сортировка документов по папкам, передача документов в архив.Пожалуйста, укажите в сопроводительном письме уровень заработной платы, на который Вы рассчитываете.

Требования:

Полное высшее образование
Опыт работы в должности офис-менеджера/секретаря от 1 года
Знание правил делового общения и переписки, грамотная устная и письменная речь;
Уверенный пользователь ПК (Word, Excel, Power Point);
Ответственность, умение работать в режиме многозадачности и исполнительность;
Стремление и умение доводить задачи до результата;
Продвинутые коммуникативные навыки.

Условия:

Оформление по ТК РФ;
Конкурентоспособная и белая заработная плата;
Формат работы: офисный;
Страхование ДМС и НС после трех месяцев работы в компании;
Возможность профессионального и личностного роста в связи с динамичным развитием Компании.