Помощник руководителя

Обязанности:

• Планирует рабочий день руководителя: составляет план рабочего дня руководителя, включая все совещания, деловые встречи, звонки;
• Ведет календарь руководителя и актуализирует план мероприятий в течение дня;
• Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя;
• По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;
• Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;
• Ведет реестр протоколов совещаний в Системе ОСЭД Практика, а также в программе Microsoft Excel;
• Осуществляет travel-поддержку руководителя и сотрудников Общества:

- приобретение билетов,

- бронирование гостиниц,

- оформление командировок,

- заказ трансферов,

- оформление представительских расходов;

• Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению;
• Обеспечивает приём и распределение звонков;
• Знает порядок организации и проведения встреч, координации посетителей, оформления пропусков и приём гостей на территории офиса Общества, чай/кофе;
• Взаимодействует с курьерской службой;
• Обеспечивает своевременное и качественное выполнение копировальных и множительных работ;
• Ведет и оформляет протоколы совещаний (при необходимости);
• Осуществляет обработку первичной бухгалтерской документации (оформление представительских расходов);
• Организовывает видеоконференции;
• Принимает и регистрирует входящую корреспонденцию;
• Обеспечивает регистрацию и отправку исходящей корреспонденции, срочных писем;
• Разрабатывает номенклатуру дел, формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой и в установленные сроки сдает документацию в архив;
• Осуществляет работу по ведению архивного дела Общества, обеспечивает текущее и архивное хранение документов;
• Формирует сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;
• Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии;
• Ведет аккаунт Общества на сайте государственных услуг и иных официальных государственных информационных ресурсах, получает и размещает необходимую информацию на официальных государственных информационных ресурсах;
• Замещает офис-менеджера и помощника руководителя в период временного отсутствия (болезнь, отпуск и пр.).

Требования:

• Высшее образование (желательно техническое, юридическое, экономическое, филологическое);
• Опыт работы секретарем / ведущим офис-менеджером / помощником руководителя от 3-х лет;
• Опыт работы в аналогичной должности в строительной организации желателен;
• Уверенный пользователь ПК, MS Office (Excel, Word);, MS Outlook, MS PowerPoint;
• Ответственность к поручениям, внимание к деталям;
• Умение и готовность работать с большим объемом заданий и информации, в режиме многозадачности, стрессоустойчивость;
• Пунктуальность, высокая степень самодисциплины и ответственности за результаты своей работы, способность работать самостоятельно;
• Понимание правил делового этикета, дипломатичность, доброжелательность, тактичность, позитивное мышление, высокая обучаемость;
• Знание мини-АТС и офисной техники (факс‚ ксерокс‚ принтер и т.д.);
• НАЛИЧИЕ ФОТО НА РЕЗЮМЕ ОБЯЗАТЕЛЬНО;
• Кандидатов, не отвечающих данным требованиям - убедительная просьба не откликаться.

• Официальное трудоустройство по ТК РФ;
• Срочный (на срок реализации проекта);
• График работы с 10:00 до 19:00 (пт. - 17.45);
• Срок испытания (3 месяца).