Специалист по документообороту/Делопроизводитель (ИТ-компания, B2B, частично удаленно)

Ищем сотрудника, который умеет и любит работать с документами. Будем признательны если Вы оставите отклик, только в случае если Ваш опыт соответствует нашей вакансии. Заранее благодарим :)

«Первая Форма» — российская продуктовая IT-компания, аккредитованная Минцифрой. Больше 15 лет разрабатываем, внедряем и поддерживаем BPM-систему «Первая Форма». С её помощью можно автоматизировать документооборот, управление проектами, CRM, корпоративные коммуникации (аудио- и видеозвонки, общение в мессенджере, внутренний портал), а также уникальные бизнес-процессы компании.

«Первая Форма» входит в реестр отечественного ПО и успешно заменяет MS Teams, Jira, Salesforce, Asana и другие зарубежные сервисы.

Продукт ориентирован для решения задач среднего и крупного бизнеса из разных отраслей, а также госучреждений. Нам доверяют ДРТ, Спортмастер, Л'Этуаль, OBI, ВкусВилл, QIWI Банк, Уралсиб, Сколково.

В 2023 году BPM-система «Первая Форма» стала лидером на рынке low-code систем для автоматизации бизнес-процессов, а также вошла в топ-3 поставщиков BPM-систем России.

Ключевые обязанности:

• Подготовка договоров (спецификаций, дополнительных соглашений) и их согласование с контрагентом;
• Составление официальных писем клиентам компании;
• Подготовка первичной документации по реализации (акты, счета);
• Контроль исполнения сроков оплаты по выставленным счетам (звонки/письма клиентам, перенос даты оплаты в системе);
• Взаимодействие с курьерской службой по вопросу доставки оригиналов, контроль возврата подписанных документов;
• Ведение бумажного архива документов (прием, обработка, архивирование);
• Помощь в сборе и подготовке пакета документов для участия в тендерных процедурах, при налоговых проверках и т.п.;
• Продление договоров на техническую поддержку;
• Прием входящих звонков.

Требования:

• Опыт работы в аналогичной должности не менее 3-х лет;
• Уверенный пользователь ПК, Microsoft Office, CRM, 1C 8 версии УПП, ЭЦП;
• Умение грамотно, структурированно и доступно излагать информацию (в том числе, правового характера), как устно, так и письменно;
• Умение работать с большим объемом информации в условиях ограниченных сроков и в режиме многозадачности (навыки тайм-менеджмента);
• Внимательность.

Положение в орг. структуре:

Прямое подчинение коммерческому директору.

5\2, с 10:00 до 19:00. Одну неделю работаете из офиса, две недели работаете удаленно. График построен по принципу, что в рабочее время, в офисе всегда должен быть один из специалистов по документообороту. Сейчас в компании работают двое специалистов по документообороту, находимся в поиске третьего.

Почему стоит выбрать нас:

• Стабильная и надёжная компания, полное соблюдение ТК РФ (отпуск, больничные), полностью «белая» зарплата (без конвертов и задержек).
• Хороший и адекватный руководитель, с которым действительно приятно работать :)

Этапы отбора:

• Тестовое задание
• Знакомство с будущим руководителем (онлайн, ~ 60 мин.)
• Оффер

Ждём вас в команде «Первой Формы»!