Региональный менеджер по зданиям и сооружениям

Loftice – аутсорсинговая компания, с 2010 года мы организуем административные процессы в известных российских и иностранных компаниях.

Дружный коллектив компании Loftice ищет Регионального менеджера по зданиям и сооружениям для работы на территории иностранной табачной компании.

Обязанности:

• Координация технической поддержки офисов Клиента, которые включают в себя:
• Реализация программы переформатирования региональных офисов;
• Организация работ по переформатированию региональных офисов, оценка текущих вариантов размещения региональных офисов на соответствие с действующими стандартами, расчет, оценка и экономическое обоснование возможных вариантов оптимизации и/или перемещения офисов на новые локации, планирование и организация работ по поиску новых помещений и/или разделению существующих офисов с выделением и прекращением аренды избыточных площадей;
• Работа с документацией и электронными базами данных;
• Обеспечивать, контролировать и координировать процесс согласования договоров и дополнительных соглашений с контрагентами Компании, поставляющими товары/ оказывающими услуги, связанные с эксплуатацией зданий и офисов Компании (далее – Контрагенты), в локальной системе одобрения договоров Contract Approval System (далее – CAS);
• Создавать в электронной системе управления ресурсами Компании SAP (далее – SAP) заказы на оказание услуг в соответствии с потребностями отдела Администрация Москва, связанными с эксплуатацией зданий и сооружений;
• В случае необходимости разрабатывать проекты изменений договоров/ дополнительных соглашений согласовывать их с руководителем и полномочными представителями контрагентов, инициировать процесс внесения изменений в договоры;
• Контролировать сроки окончания действия договоров с контрагентами;
• По указанию руководителя и в указанные им сроки инициировать продление текущих договоров /заключение новых;
• Контролировать своевременность предоставления подписанных договоров в отдел Финансы Москва;
• Проверять соответствие предоставленных Контрагентами счетов и иных закрывающих документов фактически оказанным услугам, проверять их корректность. В случае выявления несоответствий незамедлительно информировать об этом руководителя;
• Контролировать своевременность подписания закрывающих документов уполномоченными лицами Компании и проведения оплат по ним;
• Предоставлять акты сверок в Центр бизнес операций отдела Финансы;
• Работа с бюджетом на закупку мебели, организацию переездов, перепланировку помещений, ремонт и техническое обслуживание:
• Совместно с Группой закупок отдела Финансы Москва вести переговоры с полномочными представителями Контрагентов на предмет возможного улучшения условий договоров, в том числе по рекомендациям работников других отделов Компании, осуществлять поиск новых Контрагентов в соответствии с требованиями Компании с целью последующего заключения с ними договоров на более выгодных по сравнению с текущими условиях;
• В процессе подготовки ежегодного бюджета осуществлять предварительный расчет бюджета необходимого для оплаты поставки товаров/оказание услуг в целях обеспечения нормального функционирования региональных офисов Компании;
• Оказывать консультационную поддержку ответственным работникам обособленных подразделений Компании по вопросам подготовки бюджета, корректировать его при необходимости;
• Организация офисов Компании;
• Обеспечивать соответствие помещений по месту нахождения ее обособленных подразделений требованиям российского законодательства и локальных нормативных актов Компании (в том числе в области гигиены, охраны труда и безопасности окружающей среды);
• По распоряжению руководства Компании осуществлять поиск офисных помещений по месту нахождения обособленных подразделений в соответствии с требованиями Компании. Выполнять оценку инвестиций в приобретение прав и ремонт помещений, проводить расчеты экономической эффективности;
• Заключать договоры аренды с арендодателями в соответствии с требованиями российского законодательства и Компании, организовывать утверждение всей необходимой технической документации для офисных помещений в соответствии с требованиями строительных норм и правил (СНиП), пожарной и электробезопасности (Госпожнадзор), санитарно-гигиеническими требованиями (СанПиН), Федеральным законом от 24.06.1998 г. № 89 «Об отходах производства и потребления» и т.д.;
• По запросу руководителя разрабатывать проекты организации офисного пространства, участвовать в выборе контрагентов для организации офисного пространства, осуществлять приемку работ / услуг по обустройству офисных помещений у соответствующих контрагентов по актам сдачи-приемки с целью осуществления дополнительного контроля и соответствия требованиям российского законодательства и организации наиболее эффективного использования офисного пространства в соответствии с требованиями Компании;
• Осуществлять инвентаризацию офисной собственности Компании в сроки, установленные Компанией;
• Предоставлять руководителю отчетность о проведенной.
• Взаимодействие с работниками Компании
• Своевременно выполнять иные указания руководителя, связанные с выполнением трудовых обязанностей, определенных трудовым договором, настоящей должностной инструкцией, локальными нормативными актами Компании;
• Руководство подчиненными работниками;
• Давать указания подчиненным работникам, связанные с выполнением их трудовых обязанностей, определенных трудовым договором, должностной инструкцией, локальными нормативными актами Компании;
• Контролировать соблюдение подчиненными работниками дисциплины труда, требований локальных нормативных актов Компании. В случаях нарушения подчиненными работниками дисциплины труда, требований локальных нормативных актов Компании предоставлять информацию о нарушении Менеджеру по персоналу соответствующего региона;
• Вести учет рабочего времени подчиненных работников путем своевременного предоставления информации об отсутствии подчиненного работника на рабочем месте ответственному за учет рабочего времени отдела Администрация Москва;
• Своевременно доводить до сведения подчиненных работников информацию, поступающую от руководства Компании. Регулярно сообщать подчиненным результаты их работы, проводить ежегодную оценку их деятельности, составлять индивидуальный план развития, способствовать профессиональному росту и развитию подчиненных;
• Определять долгосрочные и краткосрочные цели и задачи для подчиненных работников в установленные сроки и в формате, соответствующем требованиям и нормам Компании. Контролировать выполнение поставленных задач в обозначенные сроки и в соответствии с требованиями к качеству работы, по мере необходимости корректировать задачи подчиненных работников;
• Соблюдение требований законодательства Российской Федерации и положений локальных нормативных актов Компании:
• Незамедлительно информировать руководителя о случаях нарушений работниками Компании требований законодательства Российской Федерации, связанных с деятельностью Компании, и положений локальных нормативных актов Компании.
• Контроль офисов которые находятся: Новосибирск, Омск, Томск, Кемерово, Барнаул; Новокузнецк; Красноярск; Абакан; Владивосток; Хабаровск; Иркутск; Улан-Удэ; Благовещенск; Комсомольск-на-Амуре; Братск; Магадан; Чита; Якутск; Южно-Сахалинск; Петропавловск- Камчатский; Сыктывкар.

• Технические аспекты разработки и ведения строительно-ремонтных работ офисных помещений (системы вентиляции и кондиционирования, сантехнические работы, электромонтажные, черновые работы и материалы, чистовая отделка, этапы проведения работ, соблюдение строительных норм и правил);
• Знание и опыт в реализации процессов организации строительства и эксплуатации территориально распределенных объектов;
• Успешный опыт реализации кросс функциональных / сложных проектов;
• Управление арендными отношениями;
• Успешное самостоятельное ведение проектов от выявления потребности до сдачи в эксплуатацию;
• Навыки работы в команде, ведение кросс-функциональных встреч и переговоров;
• Английский язык - свободное владение;
• Ориентированность на результат.

• Офис компании г. Владивосток, Океанский проспект, 17;
• График работы ПН-ПТ с 09:00 до 18:00, обед 1 час;

• Официальное оформление на срочный трудовой договор (с трудовой книжкой) и полностью "белая" заработная плата чётко в срок, отпуска и больничные по ТК;

• Оклад - 189 655,17 гросс руб. до вычета налога;
• ДМС после испытательного срока, предоставление мобильной связи.