Офис-менеджер

Компания «Торговый дом ГРИНЕЛ» - российский производитель и эксклюзивный поставщик широкого ассортимента электротехнической продукции, входит в российский торгово-производственный холдинг «Gemini Electro». В портфеле компании две торговые марки: «МезонинЪ» (дизайнерские электроустановочные изделия) – mezonini.ru и «GREENEL» (пластиковые аксессуары для электромонтажа) – greenelbox.ru.

Компания на рынке более 25 лет. Собственные производственные мощности в России.

В связи с продолжением активного роста компании мы ищем в московский головной офис специалиста на позицию

Офис-менеджер

Обязанности:

• Организация бесперебойного жизнеобеспечения офиса (включая закупку канцелярских товаров, продуктов питания, хозяйственных товаров, комплектующих для оргтехники, воды, заказ химчистки и заправки картриджей);
• Контроль административно-хозяйственного обеспечения офиса, курирование работы специалиста по клинингу, хозяйственно-ремонтной службы арендодателя;
• Взаимодействие с IT- отделом по вопросам организации устранения перебоев в работе офисной оргтехники;
• Организация отправки и получения почтовых отправлений;
• Обработка и распределение входящей корреспонденции;
• Работа с курьерскими службами: срочные отправления, отправка документов и материалов за границу;
• Общее делопроизводство, ведение документооборота, формирование архивных дел;
• Сканирование, копирование документов;
• Прием и распределение телефонных звонков;
• Выполнение поручений руководства и профильных обращений сотрудников офиса;
• Своевременное ознакомление с корпоративными изменениями всех заинтересованных лиц в компании;
• Travel-поддержка сотрудников: заказ билетов, бронирование гостиниц, оформление виз;
• Составление писем, приказов и др. документов в соответствии с требованиями и стандартами;
• Поддержка в организации процесса подбора персонала;
• Административная поддержка коммерческого отдела;
• Приём гостей и посетителей, подача чай/кофе;
• Контроль чистоты офиса, поддержание порядка на кухне и в кладовой, архиве;
• Сбор и оформление документации для передачи в бухгалтерию по представительским расходам компании (конференции, выставки, бизнес-завтраки);
• Информирование сотрудников по запросу о местонахождении коллег, с занесением данной информации в корпоративный портал Битрикс24.

Требования:

• Знание основ делопроизводства;
• Знание первичной документации и умение с ней работать (товарные накладные, товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, УПД);
• Уверенный пользователь ПК — MS Office (Word, Excel, Outlook), Internet;
• Владение оргтехникой, мини АТС;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Навык скоропечатания приветствуется;
• Внимательность, проактивность, коммуникабельность, стрессоустойчивость, исполнительность, пунктуальность, вежливость;
• Навыки работы в режиме многозадачности;
• Настрой на долгосрочное сотрудничество;
• Наличие высшего образования приветствуется.

Условия:

• приятный и просторный офис, оборудованное рабочее место, бесплатный чай и кофе, отличная атмосфера!
• офис расположен в 7 минутах пешком от станции метро Кантемировская;
• график работы: 5/2 с 9.00 до 18.00, пятница – с 9.00 до 17.00 с перерывом на обед;
• оформление по ТК, оплачиваемый отпуск;
• бесплатное обучение, курирование, помощь на всех этапах работы;
• мы создаем перспективы профессионального, карьерного и финансового роста;
• своевременная выплата ЗП (оклад + премии);
• испытательный срок до 3-х месяцев.

Зарплата обсуждается по результатам собеседования.

Собеседование состоится на конкурсной основе после рассмотрения письменных резюме.

Просим ответить в сопроводительном письме на вопрос: «Почему Вас заинтересовала наша вакансия?».