Помощник руководителя/документовед

1. Помощь в планировании рабочего дня руководителя; своевременное напоминание и контроль запланированных встреч, совещаний и мероприятий.

2. Ведение личного календаря и графика работы.

3. Административная и информационная поддержка руководителя.

4. Организация работы приемной.

5. Прием и распределение входящих звонков.

6. Организация заседаний, совещаний, деловых встреч.

7. Выполнение поручений руководителя.

8. Организация работы документооборота учреждения:

- осуществление работы по приему, регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения корреспонденции и документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства;

- отслеживание процесса согласования договорной и служебной документации, в том числе в программе электронного документооборота, контроль сроков исполнения;

- обеспечение контроля документооборота компании (бумажного и электронного)

- прием документов и личных заявлений на подпись;

- составление проектов распоряжений, приказов, писем, запросов и т.п.;

- подготовка и оформление деловой корреспонденции;

- оформление и ведение архива.

9. Подготовка необходимых отчетов.

10. Встреча персональных гостей.

11. Организация кофе-паузы руководителя и гостей в соответствии с распоряжением директора.

12. Ведение протоколов совещаний. Контроль исполнения сроков протоколов оперативных совещаний.

13. Работа с оргтехникой.

14. Организация деловых поездок и командировок руководителя (бронирование и приобретение ж/д и авиа билетов, бронирование гостиниц и т.п.).

15. Соблюдение конфиденциальности.

- Образование: высшее или среднее профессиональное

- Знание основ делопроизводства

- Грамотная устная и письменная русская речь

- Умение вести переписку в соответствии с нормативными требованиями

- Работать с большим объемом информации в режиме многозадачности

- Умение расставлять приоритеты

- Быстро находить актуальную информацию по возникающим вопросам

- Владение ПК на уровне уверенного пользователя: умение работать в офисных программах Microsoft Office, Google - документы, таблицы, календарь, Zoom, социальные сети и т.д.

Ожидания от кандидата:

- Хорошие коммуникативные навыки

- Организаторские навыки

- Самостоятельность в текущей работе и нацеленность на результат

- Гибкий ум, умение быстро реагировать на изменения

- Соблюдение деловой этики

- Опыт работы в должности офис-менеджера, помощника руководителя приветствуется

-Личные качества: ответственность, пунктуальность, внимательность, скрупулезность, проактивность, стрессоустойчивость, исполнительность, доброжелательность

• Оформление в соответствии с ТК РФ.

• Полный рабочий день 5/2, выходные - суббота, воскресенье.