Руководитель офиса

Присоединяйтесь к Coral Club - глобальному лидеру в индустрии здорового образа жизни с более чем 31 успешными офисами, расположенными по всей Европе. С непрерывным наследием с 1998 года, мы являемся вершиной инноваций и качества в производстве и поставке продуктов, способствующих активной жизни.

Наша компания прочно утверждается на ценностях честности, прозрачности и высокого стандарта качества. Мы гордимся нашей собственной системой ценностей CORAL и стремимся интегрировать ее в культуру каждого офиса.

В настоящее время мы активно ищем энергичного и ответственного Руководителя офиса в Душанбе.

Задачи, которые предстоит решать:

1.Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса: осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, копировальных машин и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию и температурный режим).

2.Организует подготовку документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса.

3.Руководит работниками офиса (секретарями на приеме, телефонными секретарями , распределяет обязанности между ними, доводит до сведения работников принятые решения, определяет степень ответственности работников, разрабатывает стандарты качества работы и критерии оценки качества работы, анализирует эффективность работы, осуществляет контроль за исполнением принятых решений.

4.Организует работу менеджеров по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков, прием и отправка телефонограмм), контролирует культуру речи.

5. Осуществляет контроль за соблюдением работниками офиса установленных стандартов одежды и офисного внешнего вида.

6. Разрабатывает и ведет бюджет расходов на офисные нужды.

7. Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и др., проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивает размещение заказа у поставщиков; заключает договоры).

8. Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, оформляет доверенности, организует платежи за поставленные канцтовары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса, оформляет платежные документы.

9.Организует приемку и учет канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса.

10. Обеспечивает хранение канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса.

11.Назначает работников, несущих материальную ответственность за переданные им для выполнения рабочих заданий товарно-материальные ценности; определяет схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому.

12.Организует использование в работе офисной оргтехники (компьютеров, принтеров, факсимильных аппаратов, телефонов, видео наблюдения, копировальных машин, диктофонов, сигнализации и др.); осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.

13. Организует: встречу, регистрацию на мероприятия Компании, необходимое обслуживание клиентов, материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.

14. Организует проведение мероприятий в офисе.

15.Координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организует документооборот офиса.

16. Организует ведение деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), ведет деловую переписку, обеспечивает рассылку необходимых материалов.

17. Осуществляет инвентаризацию хозяйства офиса.

18. Осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (составляет и согласовывает распорядок работы офиса, контролирует его соблюдение, ведет учет нарушений, анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины).

19.Разрабатывает и внедряет системы мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса, осуществляет контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса.

20. Оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций.

21. Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.).

Мы ищем кандидата:

1. На должность руководителя офиса продаж Компании назначается лицо, имеющее высшее образование. Знание русского и таджикского языков.
2. Опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее 3 лет.
3. Руководитель ОПК должен быть уверенным пользователем ПЭВМ.

Мы предлагаем:

• Официальное трудоустройство;
• Гибкий график работы в комфортном офисе;
• Конкурентную заработную плату;
• Возможности для профессионального роста;
• Корпоративные семинары, тренинги и конференции;
• Дружескую и поддерживающую корпоративную среду.