Стажер в документооборот

Flocktory - аккредитованная IT-компания, один из лидеров рынка Marketing Technologies.

Год основания: 2012

Команда: 190+ человек (Москва/Мадрид)

Продукты: SaaS-платформа для маркетинга (MarTech)

Ценность наших продуктов: помогаем E-Commerce на основе предиктивной аналитики делать коммуникацию с покупателями максимально персонализированной и благодаря этому увеличивать лояльность покупателей, конверсию и средний чек
BigData: Благодаря интеграции нашей платформы с сайтами крупнейших игроков рынка мы можем видеть больше 35% всех транзакций Рунета и данные о покупках и поведении более 100 миллионов человек

Клиенты: 300+ крупных E-Commerce/ритейлеров, банков, страховых компаний (Детский мир, М.Видео, АльфаБанк, Газпромбанк, S7, Билайн, МТС, Мегафон, L'Oreal и др.)

Оборот: 2+ млрд. рублей за 2023 (наша выручка стабильно растет на 40% от года к году и к 2026 мы планируем достичь 3+ млрд. рублей в год)

Почему открыта вакансия: передача части задач из смежного подразделения, а также появление бизнес необходимости в систематизации вопросов по работе с входящей и исходящей юридической корреспонденцией.

Цель вакансии: помогать всем подразделениям компании наиболее быстро и эффективно работать с входящими и исходящими юридическими документами (физическими, ЭДО, электронными письмами и тд.), выстраивая в процессе максимально эффективный и современный процесс.

Обязанности:

1. Организация подписания юридических документов;
2. Формирование отправлений юридических документов, а также организация их приема;
3. Отправка и забор писем в отделении Почты России;
4. Взаимодействие с нотариусами, переводчиками, Минюстом и другими государственными органами / сервисами при наличии бизнес необходимости;
5. Ведение реестров входящей и исходящей корреспонденции, а также заполнение иных реестров юридического департамента;
6. Поддержание в актуальном состоянии архивной документации;
7. Построение оптимальных и современных процессов учета входящей и исходящей документации, а также их описание для внутренней базы знаний.

Пару примеров конкретных задач, которые будет решать человек: из ближайшего интересного беклога - перевод максимального количества Партнеров на работу по ЭДО; организация процесса работы с исходящей документацией с нуля. При этом рутинные задачи будут занимать 80% времени.

Какой опыт/знания нужны:

• Знание требований к учету входящей и исходящей документации;
• Понимание принципов работы с различными каналами поступления документации (физические документы, ЭДО, электронные письма и тд.);
• Знание основных видов юридических документов;
• Опыт реализации проектов по построению процессов в части работы с входящей/исходящей документацией с нуля и знание трендов в этой части будут преимуществом;
• Внимательная работа с большими объемами информации, умение структурирования и поиска важного, высокий уровень ответственности и самостоятельности;
• Быстрая обучаемость, активность, умение эффективной работы в режиме многозадачности;
• Открытость, дружелюбность, желание и способность помочь коллегам при поступлении запросов из смежных департаментов;
• Проактивность и инициативность - мы ожидаем, что вы не просто будете выполнять свою работу, но и предлагать идеи по улучшению работы для себя и своих коллег.

И самое главное, мы предлагаем:

• Полностью “белую” заработную плату и все остальные выплаты;

• Возможность работать в офисе не полную неделю;

• Возможность брать три дня дополнительно к отпуску каждые полгода для решения личных вопросов;

• Расширенную программу ДМС со стоматологией, онкозащитой, восстановлением после ковида, онлайн-поддержкой психолога, страховкой для путешественников;

• Скидки на обучение английскому от Skyeng;

• Годовой бюджет на внешнее обучение каждого сотрудника;

• Доступ к внутренней обучающей платформе с онлайн курсами по развитию hard и soft skills;

• Доступ к корпоративной электронной библиотеке;

• Тренинги с внутренними и внешними экспертами;

• Участие в конференциях, подготовка к выступлениям;

• Частичную компенсацию занятий спортом;

• Онбординг с ментором от одного месяца до года, в зависимости от команды;

• Корпоративный ноутбук;

• Современный комфортный офис в десяти минутах ходьбы от ст.м. Динамо/Петровский парк (Ленинградский проспект, 36, с. 11);

• Скидки от партнеров (больше 200 интернет-магазинов);

• Большое количество онлайн/офлайн внерабочих активностей: три корпоратива в год, Random coffee, FlockTalk, Книжный клуб, квизы.