Секретарь руководителя

Секретарь руководителя (помощник ректора)
ГАУ ДПО Институт развития образования Республики Башкортостан
г. Уфа, ул. Мингажева, д. 120
График работы: Понедельник-пятница с 09:00 до 18:00, обед с 13:00 до 14:00

Есть возможность заселения в общежитие ИРО РБ.

Должностные обязанности
* Планирование рабочего дня руководителя, ведение графика совещаний и переговоров.
* Выполнение личных поручений руководителя.
* Документационное обеспечение работы руководителя, подготовка документов к подписанию.
* Прием и распределение корреспонденции и документации между подразделениями.
* Работа в электронной системе документооборота, регистрация входящих и исходящих писем, пакетов и телеграмм.
* Оформление служебных командировок для руководителя, а также сотрудников подразделения.
* Заказ билетов, трансферов, гостиниц, организация схемы передвижения, как в России, так и коммуникация с принимающими сторонами за рубежом для организации логистики встреч и переговоров руководства.
* Организация коммуникации руководителя и сотрудников, как между собой, так и со сторонними организациями и подразделениями внутри компании.
* Хозяйственное обеспечение приемной.
* Прием и обработка входящих звонков (переадресация‚ фиксирование контактной информации и т.п.)‚ электронной почты‚ факсимильных сообщений.
* Сканирование‚ копирование и пересылка файлов по запросу руководителей.
* Контроль наличия и оформление заказов на покупку канцелярии‚ визиток и т.п.
* Работа с орг. техникой (принтер, сканер, факс, копир, компьютер).
* Помощь всем отделам организации в ежедневных делах.
* Работа с посетителями.
* Чай, кофе для руководства.
* Работа с текущими и архивными документами.
* Работа на ПК (Word, Excel, Интернет, Почтовые программы: Bat, Outlook Express).
* Отправление корреспонденции (почта, курьерские службы: Pony Express, DHL и другие).
* Прием и учет поступающей в адрес организации корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответов.
* По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
* Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.
Требования к кандидату
Опыт работы (лет): 1 год
Требования:
* Умение ставить четкие цели, анализировать альтернативные пути их достижения, при стремлении к целям способность видеть главное и расставлять приоритеты.
* Самостоятельность в зоне своей ответственности.
* Способность принимать и отвечать за принятые решения.
* Стремление работать в команде.
* Ответственность.
* Внимательность.
* Пунктуальность.
* Доброжелательность.
* Исполнительность.
* Аккуратность.
* Внимание к деталям.
* Высшее образование в области делопроизводства и филологии.
* Опытный пользователь ПК, знание стандартных программ MS Office, Интернет
* Умение вести деловую переписку на русском.
* Гибкость и стрессоустойчивость.
* Системность, аккуратность, детальность.
* Грамотная устная и письменная речь.
Образование: Высшее