Секретарь-делопроизводитель

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности организации.
Принимать и регистрировать поступающую корреспонденцию, передавать ее в отделы или конкретным исполнителям для использования в процессе работы или для подготовки ответов.
Отправлять исполненную документацию по адресатам.
Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива.
Выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятия решений.
Принимать документы на подпись.
Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителей организации. Следить за своевременным рассмотрением и представлением документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководству на подпись, обеспечивать качественное их редактирование.
Организовывать проведение телефонных переговоров руководителей, записывать в их отсутствие полученную информацию и доводить до сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (факс и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до сведения руководителей информацию, полученную по каналам связи.
По поручению руководителей составлять письма, запросы, другие документы.
Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителями: сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация.
Осуществлять контроль за исполнением работниками изданных приказов и распоряжений (в пределах своей компетенции), а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителей организации, взятых на контроль.
Осуществлять проверку своевременного исполнения поступающих документов от вышестоящих организаций, а также писем, жалоб и заявлений в адрес организации.
Обеспечивать рабочее место руководителей организации необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие эффективной работе.
Печатать по указанию руководителей организации служебные материалы, необходимые для их работы, или вводить текущую информацию в банк данных.
Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.
Изготавливать копии/сканирование документов
Протоколировать производственные совещания.
Встречать и размещать в приемной/переговорной гостей, (чай, кофе);

Требования:

Опыт работы с документами от 3-х лет, в строительных организациях;
Знание основ делопроизводства, деловой переписки, деловой этики.
Презентабельный внешний вид.
Внимательность к деталям, ответственность.
Умение работать с большим объемом информации.
Грамотная русская письменная речь.
ПК пользователь MS Word, MS Excel.

Условия:

Официальное оформление в соответствии с ТК.
Испытательные срок 3 месяца. Заработная плата от 80 до 90 т.р.
Выплата заработной платы 2 раза в месяц.
График работы 5/2, Офис: г. Москва, ул. Большая декабрьская д 13. станция метро 1905 года.