Администратор Проектного офиса

ГК «Тамаки» - один из ведущих (лидирующих, быстрорастущих) производителей продуктов питания японской и паназиатской кухни. Активный участник федеральных государственных программ, а также ведущих экономических форумов и международных выставок. Работаем с 85 субъектами РФ, а также в 16 странах мира. Поставляем продукцию ключевым дистрибьюторам, а также на полки популярных гипермаркетов и маркетплейсов. За 15 лет успешной работы выросли до двух производственных площадок в г. Люберцы и недавно построили собственный современный производственно-логистический комплекс в г. Лыткарино.

Мы продолжаем активно развиваться и сейчас, в связи с развитием ПК «Тамаки» в Детском городке ЗИЛ (стр. 61), мы приглашаем Администратора проектного офиса!

Задачи, которые вам предстоит решать (процессы, которые необходимо организовывать):

Обязанности:

• Организация и контроль ведения документооборота проектов в рамках ПО.
• Подготовка, корректировка и контроль оформление проектной документации.
• Контроль соблюдение положений, регламентов, инструкций проектного офиса.
• Подготовка и регулярное обновление информации по проектам в 1С ДО.
• Контроль соблюдения сроков выполнения задач проектов по план-графикам.
• Осуществление сбора, хранение и предоставление необходимой проектной документации.
• Отслеживание статусов и выполнение ключевых этапов проекта.
• Информирование руководителей проектов о ключевых вехах проектов.
• Участие в совещаниях с руководителями проектов по статусу проектов и подготовке производства, протоколировать совещания.
• Составление отчетности по запросу руководителя в установленные срок.
• Подготовка согласования протоколов совещаний (в СЭД), контроль исполнение задач ответственными исполнителями.
• Обеспечение Директора по управлению и развитию бизнес-процессов достоверной информацией о ходе реализации проектов, планов-графиков и выполнении поручений ответственными лицами.
• Систематизирование и ведение накопленной базы знаний (архива проектов).
• Обеспечение информационной поддержки всем участникам реализации проектов.
• Рассылка документации и материалов по проектам заинтересованным сторонам.
• Участие в ведении единой базы проектов Компании (мониторинг поступления новых проектов в работу, контроль статуса проектов в процессе их выполнения, контроль закрытия проектов).
• Помощь руководителю проектов в подготовке справок, презентаций, совещаний, отчётов в рамках реализации проектов.
• Сбор информации о статусе выполнения задач по проектам от исполнителей.
• Формирование и предоставление отчетов о ходе выполнения проектов (отчеты по план-факт трудозатратам / себестоимости, срокам задач / этапов проекта и т.п.)по запросу.
• Исполнение поручений руководителя проекта (РП) и участие в организации и управлении Проектом.
• Организация совещаний по Проекту и контроль исполнение поручений РП.
• Участие в планировании и координации работы участников проектной группы.
• Контроль исполнения договоров с подрядными организациями.
• Осуществление контроля соответствия фактических и прогнозируемых сроков исполнения реализации проекта.
• Информирование Руководителя Проектного офиса обо всех выявленных нарушениях и недостатках выполняемой работы.
• Запуск в ЭДО договоров с контрагентами.

Задачи:

• Оказание помощи в организации совещаний, участвовать в совещаниях проектной команды, выполнять подготовку и согласование итоговых протоколов, осуществлять контроль исполнения решений совещаний.
• Выполнение подбора информации в помощь менеджеру проекта для совещаний с заказчиком, с руководством.
• Организация и ведение бумажного и электронного документооборота по проектам, поддержание архива проекта в актуальном состоянии; согласование документов, проведение документов по системе документооборота компании.
• Осуществление и контроль входящей и исходящей корреспонденцией по проекту.
• Выполнение подготовки, согласования, оформления и отправку официальных писем, служебных записок.
• Работа во внутренних учетных системах и базах компании.
• Участие в формировании пакета необходимой проектной документации.
• Взаимодействие с подрядными организациями на уровне документооборота.
• Отслеживание сроков и трудозатрат проектов.
• Организация и контроль коммуникации в рамках проекта.
• Контроль хода ведения работ проекта.
• Контроль результатов, сроков и трудозатрат по всем задачам участников проектной команды.
• Своевременное информирование руководителя проекта и куратора об отклонениях по отношению к плановым значениям.
• Подготовка презентаций.

Мы предлагаем:

• Оформление по ТК РФ и официальную заработную плату;
• График 5/2 (ПН-ПТ) с 08:00 до 16:30 - график сбалансирован так, чтобы можно было строить не только карьеру;
• Бесплатное и вкусное питание, комфортные зоны для приема пищи;
• Доставку корпоративным транспортом (из точек в Люберцах и Лыткарино) до и после рабочего дня;
• Отлаженную систему внутрикорпоративного обучения: тренинги, наставники, наглядный и систематизированный материал;
• Поощрение и поддержку инициатив, желания развиваться, улучшать и рационализировать бизнес-процессы;
• Подарки для сотрудников и детей сотрудников на праздники;
• Поддерживающую и развивающую корпоративную культуру;
• Гарантии надежности и стабильности – работу в компании, которой можно гордиться!

Наш идеальный кандидат:

• Имеет высшее образование или обучается на последнем курсе ВУЗа с возможностью работать полный день;
• Знает программы: MS Office, Excel -обязательно, MS Project (будет плюсом);
• Имеет опыт ведения и организации проектов, знание принципов управления проектами и сопровождающей документации;
• Имеет опыт работы по подготовке и контролю соблюдения план-графиков проектов;
• Аккуратен, пунктуален, внимателен, стрессоустойчив;
• Умеет обрабатывать и структурировать информацию, работать с большим объемом информации;
• Знает методологию управления проектами;
• Умение работать в команде;
• Готов к обучению и повышению квалификации в области управления проектами;
• Обладает грамотной речью - устная и письменная, опытом ведения деловой переписки;
• Опыт работы в управлении проектами в роли младшего менеджера проектов, администратора проектного офиса, администратора/ассистента проектной команды будет вашим преимуществом;
• Умеет выстроить эффективное взаимодействие со всеми участниками проектных команд.

Приумножайте навыки, находите новые бизнес-связи, вступайте в профессиональные сообщества и становитесь частью быстрорастущей и перспективной индустрии! Наша компания ежедневно создаёт условия для развития каждого сотрудника, и если вы в ответ готовы разделить наши ценности и стандарты – то ждем ваш отклик и резюме!