Секретарь генерального директора/Ведущий документовед

Красноярск, Пролетарская улица, 153

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Организует работу приёмной генерального директора;
Ежедневно в установленные сроки получает корреспонденцию в отделении Почты России, по электронной почте, а также в системе электронного документооборота (СЭД), просматривает поступившие документы, письма, проводит их регистрацию, отбирает документы, требующие немедленного исполнения, готовит их к докладу генерального директора;
Регистрирует входящую/исходящую внешнюю/внутреннюю корреспонденцию: Письма, Приказы, Распоряжения, Служебные записки и т.п.;
Отправляет и получает почтовую и курьерскую корреспонденцию, в том числе проверяет правильность заполнения конвертов и накладных, уведомлений о вручении, описей вложения;
Ведёт работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечение удобного и быстрого их поиска, систематизирует и хранит документы текущего архива;
Организует и ведёт номенклатуру дел, подготовку дел в Приемной к сдаче в архив учреждения, их предархивную обработку, организует работу с государственным архивом документов;
Участвует в разработке номенклатуры дел;
Осуществляет контроль оформления, полноту визирования, наличие и компетентность приложений исходящих документов, переданных структурными подразделениями на подпись генеральному директору.
Контролирует сохранность документов в приемной генерального директора, правильность формирования дел;
По указанию генерального директора ведет подготовку совещаний, обеспечивает оформление и хранение протоколов;
Организует выполнение указаний и поручений генерального директора по бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа- и ж/д билетов, размещению командированных.

Требования:

Наличие диплома о средне-профессиональном, высшем образовании;
Уверенное знание официального делопроизводства, оформления организационно-распорядительной документации;
Грамотная устная и письменная речь;
Наличие опыта работы в бюджетной сфере – желательно, опыт в кадровом делопроизводстве – будет преимуществом;
Опытный пользователь ПК, уверенное знание программ Word, Exсel, владение электронной почтой, офисной техникой.

Условия: