Офис-менеджер

Вакансия в "Дальтрансуголь"

Основные задачи:

• Оперативная регистрация документов,
• разбор входящей корреспонденции от Почты России,
• бронирование гостиниц и приобретение авиа, жд и автобусных билетов для сотрудников при направлении их в служебные командировки.
• Контроль за правильностью оформления доверенностей, согласование, выдача, организация хранения.
• Открытки тематические к праздникам, поздравления руководителям сторонних организаций.
• Оперативный поиск необходимых документов по запросам (предоставляет информацию по зарегистрированным документам в соответствии со стандартами Общества).
• Осуществляет прием, обработку и регистрацию корреспонденции, направляет ее для рассмотрения/исполнения/ информации руководству и в структурные подразделения Общества.
• Обеспечивает передачу документов на исполнение в соответствии с резолюцией руководителя Общества.
• Ведет электронные базы данных по входящей/исходящей/внутренней корреспонденции, осуществляет своевременный и корректный ввод данных.
• Обеспечивает оперативный поиск необходимых документов.
• Прием документов и личных заявлений на подпись руководителю;
• Внесение резолюций руководителя в корпоративную базу данных по делопроизводству, постановка на контроль (при необходимости);
• Осуществляет систематизацию и хранение документов текущего архива, обеспечивает сохранность служебной документации, передачу дел в Архив Общества.
• Обеспечивает заключение и своевременную пролонгацию договоров на оказание курьерских услуг.
• Получает от контрагентов и обеспечивает соответствующее оформление бухгалтерской документации для оплаты услуг курьерских служб.
• Осуществляет своевременный и корректный ввод данных по оплате счетов в автоматизированную систему Общества для оплаты предоставленных услуг курьерскими службами.
• Осуществляет оформление, комплектование и отправку экспресс-почты.
• Осуществляет пересылку адресатам и регистрацию документов, поступивших на электронный почтовый ящик Общества.
• Прием и переадресация телефонных звонков.
• Осуществляет оформление, комплектование и отправку заказных писем, бандеролей, посылок.
• Осуществляет взвешивание конвертов, составление списков почтовых отправлений, заполняет почтовые уведомления
• При необходимости, организует доставку и отправку корреспонденции через отделение связи.
• Принимает от отделений ОПС возвраты почтовых отправлений, сортирует и передает исполнителям для уточнения адресов и причин возврата корреспонденции.

Мы ожидаем:

• Высшее образование
• Опыт работы делопроизводителем или офис-менеджером
• Внимательность, доброжелательность

Мы гарантируем:

• Ежегодная оплата проезда к месту проведения отпуска для сотрудников и их детей.
• Предоставление 30% скидки в собственной столовой. Комплексные обеды для докеров.
• Оплата абонемента в бассейн п. Ванино, г. Советская Гавань, абонемента в тренажерный зал, ледовую арену.
• Возможность заниматься спортом в собственном тренажерном зале предприятия.
• Проведение костюмированных театрализованных представлений для детей сотрудников в период новогодних праздников.
• Компенсация сотовой связи.
• Новогодние подарки детям сотрудников.
• Подарки первоклассникам.
• Компенсация частичной стоимости путевок в детские лагеря.
• Программа ДМС. По обращению сотрудников рассматривается расширение лимита по экстренной необходимости.
• Оказание медицинской помощи в собственном Здравпункте. Прием врача.
• Профосмотры и санаторно-курортное для работников занятых на работах с вредными и опасными условиями труда,
• Медицинский скрининг здоровья лиц по программе «Угольная отрасль» в рамках ДМС
• Выплата материальной помощи на рождение ребенка, утрату близкого родственника, в трудных жизненных ситуациях.
• Возможность участия в различных спортивных и культурных мероприятиях района и края.
• Для активных сотрудников возможность участвовать в работе молодежного совета.
• Доставка на работу/с работы корпоративным транспортом.
• Поощрения сотрудников к профессиональным праздникам наградами уровней предприятия, муниципального, краевого, федерального.
• Премирование сотрудников за выдающиеся заслуги в работе.
• Премирование к юбилеям.
• Компенсация проезда, провоза багажа и аренды квартир для приезжих сотрудников.
• Предоставление в аренду квартир ключевым сотрудникам предприятия.
• (планируется строительство собственного многоквартирного жилого комплекса на 98 квартир).
• Содействие в получении средне-технического образования.