Офис-менеджер

Обязанности:

- приём документов и личных заявлений на подпись Генерального директора Компании;
- фиксирование оттиска гербовой печати на договорах и приказах;
- работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;
- организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;
- работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Генерального директора и его заместителей; отправление срочных писем;
- ведение и оформление протокола совещаний и заседаний;
- оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;
- по поручению Генерального директора и директоров департаментов выполнение копировально-множительных работ;
- по поручению Генерального директора подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;
- по поручению Генерального директора печать служебных материалов, введение информации в банк данных;
- выявлять потребность в обучении работников в области охраны труда исходя из государственных нормативных требований охраны труда, а также требований охраны труда, установленных правилами и инструкциями по охране труда, проводить вводный инструктаж, контролировать проведение инструктажей (первичных, повторных, внеплановых, целевых) работников по вопросам охраны труда;
- приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения;
- подготовка совещаний и заседаний, проводимых Генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня);
- организация встречи посетителей и гостей Компании;
- заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц;
- обеспечивает жизнедеятельность офиса;
- заказ канцелярии;
- организация и контроль за соблюдением сотрудниками Компании инструкции по безопасности и режима работы.

Требования:

- филологическое образование (предпочтительно);
- знание английского языка на уровне не ниже B1 по шкале CEFR;
- знание делопроизводства, оргтехники (факса, копира, сканера, принтера), программ Microsoft;
- опрятный внешний вид, деловой стиль одежды;
- обучаемость;
- коммуникабельность;
- гибкость;
- терпеливость;
- тактичность;
- пунктуальность.

Условия:

- работа в стабильной и динамично развивающейся компании;
- 5-дневная рабочая неделя, график с 09:00 до 18:00, перерыв с 13:00 до 14:00;
- возможность профессионального развития и карьерного роста;
- дружный коллектив.