Секретарь руководителя г. Нефтеюганск
Секретарь руководителя г. Нефтеюганск
Описание вакансии
Обязанности:
Посмотреть контакты работодателя
- Осуществляет внутренний учет входящей / исходящей корреспонденции, а также формирование статистических данных;
- Осуществляет ведение работы официального электронного почтового ящика Филиала;
- Осуществляет регистрацию и учет внутренних документов (служебных записок) Филиала, ведение карточек документов в СЭД Филиала;
- Контролирует правильное оформление исходящей корреспонденции, предоставляемых на подпись руководству Филиала, контроль установленной процедуры согласования и удостоверения документов;
- Осуществляет подготовку входящей корреспонденции и внутренних документов для предоставления на доклад руководству Филиала, контроль установленной процедуры согласования и удостоверения документов;
- Осуществляет регистрацию поручений руководства Филиала (в т.ч. по протоколам, распорядительным документам и т.д.) и доведение их до исполнителей;
- Контролирует сроки исполнения документов и поручений работниками Филиала. Обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов, поручений, информирование руководства Филиала (подготовка соответствующих справок, отчетов);
- Обеспечивает информационно-справочное обслуживание по зарегистрированным, полученным и отправленным документам Филиала;
- Осуществляет аналитическую и статистическую работу по направлению деятельности. Подготавливает справочную информацию по документам, поступающим в Филиал и на рассмотрение руководителю Филиала, формирует отчетность по документообороту Филиала;
- Осуществляет прием и распределение телефонных звонков (факсов), организация телефонных переговоров Директора Филиала;
- Организует работы с посетителями: прием, учет и встреча посетителей, содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей;
- Организует подготовку, проведение и обслуживание конферентных, протокольных мероприятий и деловых контактов. Организует и бронирует переговорные комнаты;
- Осуществляет оказание помощи Директору Филиала в планировании рабочего времени: ведение графика мероприятий Директора Филиала, согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками, информирование Директора Филиала о регламенте намеченных мероприятий;
- Организует командировки директора филиала и подготавливает соответствующие документы;
- Организует и поддерживает функциональное рабочее пространство приемной и кабинета Директора Филиала.
- Знание делового этикета, правил пользования ПО и офисной техникой;
- Владение навыками работы с ПО Microsoft Word, Microsoft Excel, Adobe Reader, с электронной почтой и др.;
-
Желательно владение навыками работы в системах электронного документооборота;
- Способность работать с большим объемом информации;
- Организаторские и коммуникативные способности;
- Грамотная устная и письменная речь;
- Усидчивость, аккуратность, пунктуальность, коммуникабельность, ответственность.
-
График 5/2 с 08.30 до 18.00;
-
Оформление по ТК РФ;
-
Официальная заработная плата и полный социальный пакет;
-
Возможности профессионального развития в рамках специализированного транспортного предприятия внутреннего сервиса ПАО "НК РОСНЕФТЬ";
-
Лимитированное добровольное медицинское страхование;
-
Санаторно-курортное лечение и путевки в детские лагеря для детей сотрудников;
-
Развитая корпоративная культура;
-
Участие в спортивных и творческих мероприятиях.