Бизнес-ассистент руководителя

Белгород, улица Губкина, 48А

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Ведение и контроль календаря руководителя - постановка в календарь Битрикс встреч для рабочих групп, создание ссылок, сбор участников;
Организация совещаний и встреч - подготовка собраний, включая подготовку места, бронирование переговорных, техническое обеспечение, уведомление участников, формирование повестки собрания, протоколирование принятых решений;
Работа с задачами в Битрикс - постановка задач сотрудникам Компании от имени руководителя, сортировка задач по проектам, контроль сроков своевременного предоставления исполнителями информации по задачам;
Формирование Информационной базы руководителя - сбор с разных источников (Битрикс, почта, мессенджеры, ERP) рабочих файлов, упорядочивание файлов в систему, обеспечение хранения и быстрого доступа руководителя к любой информации из Информационной базы;
Трэвел-поддержка руководителя, организация командировок, заказ билетов, бронирование отелей;
Сбор и обобщение информации для бизнес-целей руководителя – изучение разного рода вопросов, систематизация и анализ информации, подготовка и предоставление руководителю аналитических, информационных, справочных отчетов;
Подготовка презентаций – систематизация предоставленной руководителем информации, инфографика информации, подготовка презентации в формате PowerPoint, согласно шаблонным корпоративным стандарта;
Написание текстов - подготовка от имени руководителя сообщений, писем и коммуникаций;
Описание бизнес-процессов - их упаковка в блок-схемы или регламенты, чек-листы, стандарты;
Работа в системе электронного документооборота от имени руководителя - формирование служебных заданий на командировки, подготовка и оформление авансовых отчетов;
Подготовка и участие в заседаниях – регистрация руководителя на мероприятия, проводимые администрацией, Корпорацией МСП, Точкой Кипения, ФНС, Сколково, подготовка всей необходимой для участия в мероприятии информации, в случае необходимости участие в заседаниях и мероприятиях от лица руководителя, фиксация ключевой информации, освещенной на мероприятии, систематизация и презентация руководителю;
Решение организационных вопросов;
Выполнение поручений руководителя.

Требования:

Высшее или неоконченное высшее (последний курс на свободном посещении);
Опыт работы в аналогичной должности от 1 года;
Уверенный пользователь Word, Exсel, PowerPoint;
Уверенный пользователь 1С, Битрикс 24, Microsoft Office;
Ответственность, пунктуальность, организованность, грамотная устная и письменная речь, многозадачность, быстрая реакция на запросы.

Условия: