Специалист по документообороту

Забайкальский зерновой терминал

Специалист по документообороту

посёлок городского типа Забайкальск, Комсомольская улица, 50А

Описание вакансии

Обязанности:
  • Обработка телефонных звонков и организация телефонных переговоров генерального руководства: ведение дополнительной базы телефонных контактов, регистрация поступающих в приемную телефонных звонков, перенаправление телефонных звонков, получение и передача необходимой информации.
  • Обработка поступающей на генеральное руководство корреспонденции, документов и электронной почты , ведение дополнительной базы электронных адресов и телефонных контактов, регистрация поступающих в приемную корреспонденции, документов, электронной почты и телефонных звонков, перенаправление телефонных звонков, получение и передача необходимой информации.
  • Планирование рабочего времени генерального руководства: внесение информации в Календарь, согласование с руководителем временных планов, согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками, информирование генерального руководства о регламенте намеченных мероприятий, предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий.
  • Доведение до сотрудников персональных поручений генерального руководства осуществление контроля исполнения.
  • Организация командировок генерального руководства.
  • Организация работы с посетителями: ведение журнала (в т.ч. предварительной записи на прием), организация доступа посетителей в здание и офис (после переезда в главное здание), регистрация посетителей, обслуживание гостей в офисе, сервировка чайного (кофейного) стола.
  • Организация подготовки и проведения совещаний и мероприятий: рассылка приглашений и информационных материалов, сбор текстов докладов и проектов итоговых документов, составление явочных листов (при необходимости), решение вопросов технического оснащения мероприятия (совместно со ИТ и АХС).
  • Организация и поддержание функционального рабочего пространства офиса, приемной и кабинетов генерального руководства: обеспечение (совместно с ИТ и АХС) рабочих мест генерального руководства необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, организация оформления интерьера кабинета генерального директора и приемной и рабочего места (повседневный уход), планирование и заказ канцелярских товаров, гигиенических товаров, продуктов.
  • Работа с документами: печать служебных документов и других материалов, копировальные работы; сканирование документов, организация печати сторонними организациями (совместно с АХС), сортировка поступающих документов, подготовка документов для рассмотрения, учет поступающих и исходящих документов, организация доставки документов исполнителям, организация получения документов от контрагентов (в т.ч. почта России).
Требования:
  • Опыт работы в делопроизводстве (как плюс), или представление о работе – желание обучаться и развиваться.

  • обучаемость, скрупулёзность в работе с документами, педантичность при исполнении служебных обязанностей, коммуникабельность, продвинутый уровень работы с офисным пакетом ПК (word, excel, outlook, power point)

Условия:
  • Место работы: пгт.Забайкальск

  • График работы 5/2 с 9:00 до 18:00

    Развитие и созидание в профессиональной команде единомышленников

  • Питание за счет Компании, доставка служебным транспортом
Навыки
  • Умение планировать
  • Контроль исполнения решений
  • Деловое общение
  • Работа с оргтехникой
  • Телефонные переговоры
  • Планирование рабочего дня руководителя
Посмотреть контакты работодателя

Адрес

Похожие вакансии

Хотите оставить вакансию?

Заполните форму и найдите сотрудника всего за несколько минут.
Оставить вакансию