Офис-менеджер

Офис-менеджер / Управляющий делами офиса

В команду отдела хозяйства и сервиса (ОХС) мы ищем энергичного, внимательного и структурированного Офис-менеджера.

Для нас это не просто человек, следящий за канцтоварами, а управляющий офиса и правая рука руководства в вопросах корпоративного уюта, бесперебойного быта компании и решения нестандартных организационных задач.

Чем предстоит заниматься:

• Жизнеобеспечение и уют офиса:
  • Закупка хозяйственных и офисных принадлежностей, продуктов (чай, кофе, фрукты), своевременный учет и пополнение запасов.
  • Взаимодействие с арендодателями (контроль договоров, счетов, поиск дополнительных или новых площадей при необходимости).
  • Контроль мелкого ремонта мебели, оборудования и техники (вызов мастеров, координация клининга и сервисных служб).
  • Активная работа с курьерскими службами.
• Координация транспортной логистики:
  • Оперативное управление корпоративным водителем: планирование маршрутов, расстановка приоритетов, учет рабочего графика и контроль транспортных расходов.
• Поддержка первых лиц и структурных руководителей (Executive-задачи):
  • Выполнение деловых поручений директора (сбор информации, экспресс-аналитика, составление списков, сводных таблиц).
  • Администрирование регулярных счетов и коммунальных платежей (по арендуемым офисам и объектам руководства).
  • Взаимодействия с региональными представителями.
• Корпоративная культура и подарки:
  • Организация ярких офисных праздников, поздравлений и тимбилдингов.
  • Креативный поиск, закупка и оформление представительских подарков для клиентов и партнеров компании (включая масштабные поздравления к Новому году и профессиональным датам, таким как День железнодорожника).
• Финансовая дисциплина:
  • Своевременное ведение и предоставление отчетности по расходам в зоне своей ответственности (авансовые отчеты, чеки, закрывающие документы).

Что мы ждем от кандидата:

• Опыт: от 3 лет в роли офис-менеджера, (опыт работы в режиме многозадачности будет решающим плюсом).
• Образование: высшее образование.
• Навыки:
  • Уверенный пользователь офисных программ (MS Office: Excel, Word, Google Таблицы/Документы).
  • Умение быстро находить информацию, договариваться с подрядчиками на выгодных условиях и контролировать исполнение работ.
  • Базовое понимание первичной бухгалтерской документации (акты, товарные накладные, счета).
• Личные качества:
  • Проактивность и сервисный подход: вы замечаете мелочи раньше, чем на них укажут, также нужно понимать, что эта должность предусматривает оказание сервиса внутреннему клиенту (рабочий комфорт сотрудников компании).
  • Аккуратность и внимательность к деталям.
  • Клиентоориентированность и доброжелательность: умение выстраивать экологичный контакт с коллегами, гостями и первыми лицами.

Если вы ознакомились с вакансией до конца, просим указать в сопроводительном письме фразу: "Готов\а к работе в Балашихе" и вашу ближайщую станцию метро.