Специалист по выставочной деятельности

Санкт-Петербургское государственное бюджетное учреждение культуры «Государственный музей городской скульптуры» — один из старейших музеев города, в ведении которого находятся уникальные объекты культурного наследия: Некрополь XVIII века, Некрополь мастеров искусств, «Литераторские мостки», Нарвские Триумфальные ворота, Мастерская М.К. Аникушина и другие.

Приглашаем специалиста по выставочной деятельности для обеспечения полного цикла документационного сопровождения выставочных и издательских проектов музея.

Обязанности

Документационное обеспечение выставочной деятельности:

• Ведение учёта, регистрации, контроля исполнения и оперативного хранения документов отдела научно-выставочной и издательской деятельности.

• Формирование дел отдела в соответствии с номенклатурой дел Музея, обеспечение их сохранности и своевременной передачи в архив.

• Подготовка проектов приказов о подготовке выставок и изданий, о составе рабочих групп.

• Сбор от структурных подразделений и филиалов документов проекта: концепций, технико-экономических показателей, календарных планов, технических заданий.

• Контроль сроков подготовки и исполнения документов по проектам.

Работа с договорами и издательскими проектами:

• Подготовка и ведение учёта договоров, связанных с выставочной деятельностью (с кураторами, авторами, организациями-участниками), контроль сроков исполнения.

• Подготовка и ведение учёта документов издательских проектов (каталоги, буклеты, путеводители): договоров с авторами, редакторами, фотографами, дизайнерами, типографиями; документов о правах на использование текстов и изображений.

• Подготовка документов для присвоения изданиям ISBN и ISSN, для передачи обязательных экземпляров изданий.

• Ведение учёта тиражей изданий и документов об их движении (передача на реализацию, в дар, на хранение).

Взаимодействие с хранителями и закупки:

• Совместно с хранителями подготовка и учёт документов о приёме, выдаче и возврате экспонатов для выставок (акты, сопроводительные письма), контроль сроков возврата.

• Подготовка закупочной документации для нужд отдела (обоснование потребности, техническое задание, запросы и реестр коммерческих предложений), передача её в контрактную службу, ведение учёта закупок и контроль сроков поставки и приёмки.

Организационная и протокольная работа:

• Ведение протоколов совещаний отдела, а также заседаний Выставочного совета Музея (если обязанности секретаря возложены приказом директора).

• Составление писем, запросов, служебных записок и иной корреспонденции по поручению начальника отдела.

• Подготовка справок и отчётов о работе отдела.

• Ведение сводного реестра выставочных и издательских проектов Музея (наименование, ответственный, стадия, ключевые сроки), ежемесячное представление сведений начальнику отдела.

Обеспечение деятельности отдела:

• Подготовка заявок на обеспечение отдела канцелярскими принадлежностями и оргтехникой.

• Консультирование работников отдела по вопросам оформления документов.

• Своевременное информирование начальника отдела и ответственных исполнителей о поступивших документах, сроках их исполнения, изменениях в локальных нормативных актах.

Требования

• Высшее образование по направлению «Документоведение и архивоведение» либо иное высшее образование и профессиональная переподготовка в области документационного обеспечения управления.

• Стаж работы в области документационного обеспечения управления не менее 3 лет.

• Знание законодательства РФ об информации, информационных технологиях и защите информации, о персональных данных, об архивном деле.

• Знание ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

• Знание инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел и иных локальных актов Музея по работе с документами.

• Знание основ законодательства о контрактной системе (44-ФЗ) в объёме, необходимом для подготовки документов для закупок.

• Знание порядка подготовки и реализации выставочных и издательских проектов.

• Знание основ законодательства об авторском праве (часть четвёртая ГК РФ) и об обязательном экземпляре документов.

• Знание порядка документального оформления приёма, выдачи и возврата музейных предметов.

• Уверенное владение системами электронного документооборота и офисными программами.