Секретарь-делопроизводитель

Административная поддержка и документооборот (в т.ч. в 1С)

• Регистрация, систематизация, учёт и хранение входящих/исходящих документов (в т.ч. в 1С).
• Подготовка проектов документов (приказы, распоряжения).
• Контроль прохождения документов в организации: согласование, подписание, утверждение, доведение до исполнителей.
• Подготовка документов для сдачи в архив.

Мониторинг и контроль выполнения поручений

• Сбор и консолидация информации о статусе исполнения поручений руководителя от ответственных сотрудников.
• Фиксация отклонений от сроков исполнения документов и поручений, своевременное информирование руководителя.

Организация работы ресепшен и приёма посетителей

• Встреча и приём посетителей (клиенты, партнёры, курьеры), и помощь в организации приёма руководителем /сотрудниками.
• Заказ электронных/магнитных пропусков для клиентов и сотрудников, ведение журнала учёта выдачи пропусков.
• Приём и передача документов от посетителей руководству и сотрудникам.

Управление коммуникациями (телефония, почта, курьеры)

• Приём, распределение телефонных звонков.
• Приём и первичная обработка входящих документов (e-mail, почта, курьерские отправления).
• Обработка и отправка исходящих документов.

Организационная поддержка офиса и замещение офис-менеджера

• Организация и сервировка чайного/кофейного стола, приготовление напитков (чай, кофе).
• Координация работы курьерских служб.
• Заказ канцелярии, воды, хозтоваров (по потребности, в рамках подмены офис-менеджера).
• Выполнение функций офис-менеджера в период его отсутствия.

• Стаж и опыт работы на релевантной должности от 3-х лет.
• Опыт работы с 1С не менее 2-х лет;
• Общие административные и организационные навыки (управление документооборотом в 1С, деловая переписка и коммуникации, организация встреч и работы ресепшен, заказ пропусков, координация курьеров и водителей);
• Навыки контроля и мониторинга (контроль поручений руководителя, ведение журналов, сводные отчеты 1С по исполнению поручений);
• Уверенное владение MS Office (Word, Excel, PowerPoint) и 1С;
• Деловой этикет, мультизадачность, стрессоустойчивость, внимание к деталям.

• График работы: 5\2 с 9:00 - 17:30.
• Место работы: "Бизнес-парк Химки" Ленинградская улица, вл39с6 (бесплатный шаттл от ст.метро Речной вокзал).
• Возможность карьерного роста.
• ДМС после успешного прохождения испытательного срока.