Административный помощник / Офисный администратор

1. Административное и офисное обеспечение

* Контроль ключей, систем доступа (СКУД), электроснабжения, работы интернета и офисной техники (принтеры, МФУ).
* Организация закупки канцелярских товаров и других необходимых офисных принадлежностей, ведение учёта запасов.
* Взаимодействие с арендодателем, управляющей компанией, клининговыми службами и техническими специалистами.
* Контроль порядка и чистоты в офисе, организация обслуживания бытовой техники и зон общего пользования.
* Организация текущих мелких закупок для нужд компании.
* Контроль исправности офисного оборудования и своевременное решение возникающих технических и бытовых вопросов.

2. Документооборот и административная поддержка

* Подготовка, оформление, сканирование, систематизация и архивирование административных документов.
* Ведение реестров документов, таблиц и электронного архива.
* Сбор счетов, актов и других первичных документов по текущим расходам компании.
* Подготовка реестров расходов и передача информации для бухгалтерии и руководства EMINX.
* Подготовка и систематизация документов по командировочным расходам сотрудников.
* Контроль сроков подписания и обмена административными документами с контрагентами.
* Организация хранения оригиналов документов и контроль их наличия.

3. Кадровое администрирование и поддержка сотрудников

* Сбор и систематизация документов новых сотрудников (паспорт, регистрация, ИНН и другие необходимые документы).
* Взаимодействие с кадровыми агентствами по вопросам оформления рабочих виз для граждан КНР.
* Координация вопросов медицинских осмотров, медицинского страхования и оформления необходимых кадровых документов.
* Помощь китайским сотрудникам в решении организационных и бытовых вопросов: поиск жилья, аренда, регистрация и визовые вопросы.
* Помощь сотрудникам при открытии и изменении банковских счетов, подготовка и подача необходимых документов.
* Взаимодействие с кадровыми и визовыми агентствами по текущим административным вопросам.

4. Маркетинговая и организационная поддержка

* Взаимодействие с IT-специалистом по текущим вопросам технической поддержки сайта компании.
* Помощь в подготовке рекламных и маркетинговых материалов.
* Организация изготовления визиток и корпоративной полиграфии.
* Подготовка, закупка и выдача корпоративных подарков для выставок и деловых мероприятий в соответствии со стандартами компании.
* Участие в организации корпоративных мероприятий, праздников и деловых встреч.

Знание китайского языка на базовом разговорном уровне будет преимуществом. Достаточно умения понимать простые фразы и поддерживать элементарное общение с китайскими сотрудниками компании.
* Опыт работы помощником руководителя, офисным администратором, административным координатором или специалистом по документообороту будет преимуществом.
* Уверенное владение компьютером, MS Word, Excel и офисными программами.
* Умение работать с большим объёмом документов и информации.
* Навыки ведения реестров, таблиц, электронных архивов и деловой переписки.
* Грамотная устная и письменная речь.
* Внимательность к деталям, ответственность и исполнительность.
* Умение самостоятельно планировать работу и контролировать выполнение нескольких задач одновременно.
* Готовность взаимодействовать с подрядчиками, банками, кадровыми агентствами и сервисными компаниями.
* Умение оперативно решать организационные и административные вопросы.
* Соблюдение конфиденциальности при работе с персональными, кадровыми и коммерческими данными.

Будет преимуществом:

* Опыт работы в сфере административного сопровождения компании.
* Опыт взаимодействия с китайскими сотрудниками и компаниями.
* Знание системы 1С, ЭДО и Диадок.
* Опыт работы с кадровыми и визовыми документами.
* Опыт взаимодействия с российскими сервисными организациями и государственными учреждениями по административным вопросам