Старший администратор

Что предстоит делать

• Организовывать работу команды. Распределять задачи, контролировать выполнение, составлять и согласовывать графики и замены, следить за покрытием смен и передачей дел.
• Контролировать записи и расписание. Проверять услугу, специалиста, дату, время, длительность приёма и кабинет. Следить, чтобы клиента записывали к специалисту, который оказывает нужную услугу.
• Проверять обработку обращений. Контролировать звонки, сообщения, незавершённые диалоги и обещанные обратные звонки. Следить, чтобы согласованные записи из мессенджеров и звонков своевременно появлялись в CRM.
• Следить за подтверждениями, переносами и отменами. Проверять подтверждение визитов, фиксацию причин изменений и уведомление клиентов. Разбирать случаи удаления подтверждённых записей, организовывать работу с листом ожидания и свободными окнами.
• Контролировать оплаты. Следить за обязательной предоплатой и согласованными исключениями, корректным отражением платежей, кассовой дисциплиной и сверкой смены. Передавать финансовые расхождения руководителю и ответственному за учёт.
• Работать с качеством сервиса. Разбирать жалобы и претензии, помогать клиентам в пределах полномочий, согласовывать нестандартные возвраты и компенсации с руководителем. Контролировать обратную связь и работу с отзывами.
• Обучать команду. Помогать новым сотрудникам адаптироваться, давать конструктивную обратную связь, проводить разборы ошибок, актуализировать чек-листы и проверять выполнение корректирующих действий.
• Готовить отчётность. Ежедневно сообщать о проблемных записях, неоплаченных услугах и незакрытых вопросах. Еженедельно подводить итоги по обращениям, визитам, отменам, ошибкам и обучению команды.

Кого мы ищем

• Есть опыт работы старшим администратором, руководителем ресепшена или координатором клиентского сервиса. Опыт в частной клинике будет преимуществом.
• Умеете организовать работу небольшой команды: поставить задачу, объяснить ожидаемый результат, проверить выполнение и дать обратную связь.
• Уверенно работаете с CRM, расписанием, таблицами и мессенджерами; внимательны к данным, записям и оплатам.
• Грамотно общаетесь устно и письменно, сохраняете спокойствие в конфликтных ситуациях и доводите вопросы до решения.
• Готовы изучить услуги клиники, компетенции специалистов и внутренние регламенты.

График работы

• Понедельник–пятница: с 10:00 до 19:00, работа в клинике.
• В субботу: быть на связи для контроля работы двух администраторов и оперативного решения возникающих вопросов.
• Интервалы связи и порядок реагирования в субботу, учёт и оплата такой работы, а также перерывы и оплачиваемое рабочее время обсуждаются на собеседовании и согласовываются до начала работы.