Главный эксперт

Функциональные обязанности:

- разработка/актуализация регламентирующих и справочных материалов (памятки, чек-листы, блок-схемы, обучающие презентации и т.п.) по функции Документационное обеспечение управления, по вопросам работы в Системе электронного документооборота (далее – СЭД), проведение вебинаров на базе разработанных документов/материалов для работников управляющей организации, её филиалов и дочерних обществ;

- методическое сопровождение документационного обеспечения управления (ДОУ) в управляющей организации, ее филиалах и дочерних обществах, установление единых подходов и требований к работе с документами, контроль за их соблюдением;

- разработка / корректировка бланков и шаблонов документов для управляющей организации, ее филиалов и дочерних обществ;

– подготовка ответов на запросы, а также информационных писем по направлениям деятельности подразделения;

– проведение экспертизы проектов регламентирующих документов, в которых содержится описание работы с документацией всех типов, в том числе в СЭД, утверждаются бланки и формы документов;

- сбор информации по заданной тематике в зоне ответственности подразделения, её структурирование, анализ и визуализация;

- согласование настроек (рег.номер, очереди согласования и подписания, регистратор и пр.) шаблонов документов в СЭД, контроль на предмет соответствия настроек регламентирующим документам по процессу;

– ежемесячный мониторинг своевременности обработки задач в СЭД работниками управляющей организации, ее филиалов и дочерних обществ, контроль за соблюдением работниками службы ДОУ целевых сроков выполнения делопроизводственных операций, контроль сроков и порядка выпуска организационно-распорядительных документов, формирование и обработка выгрузок из СЭД, составление сводных отчетов на основе выгрузок, разработка корректирующих действий по устранению выявленных нарушениям;

- осуществление проверок ведения делопроизводства в структурных подразделениях организации и проверок деятельности служб ДОУ филиалов и дочерних обществ организации, подготовка актов по результатам, контроль за устранением замечаний;

- разработка / поддержание в актуальном состоянии положения о подразделении и должностных инструкций работников, типового положения о службе ДОУ и типовых должностных инструкций работников службы ДОУ;

- предоставление консультаций работникам организации по вопросам подготовки и прохождения документов, в т.ч. в СЭД;

- подготовка презентаций и докладов к совещаниям по направлениям деятельности подразделения;

- наполнение и сопровождение раздела «Административное управление» на портале управляющей организации.

5/2, суббота и воскресенье – выходные дни.

8 часовой рабочий день:

График работы с 09 до 18