Администратор-делопроизводитель

Об Ассоциации Добро.рф

Это национальный бренд, который стал символом социальной ответственности. Мы гордимся тем, что за 12 лет работы нам удалось создать мощное волонтерское движение, увеличив долю участия россиян в социальных проектах до 37%.

Наша миссия — делать добро нормой жизни. Для этого мы создаем инфраструктуру, развиваем проекты и сервисы, которые помогают людям находить единомышленников, получать поддержку, реализовывать собственные инициативы и участвовать в развитии страны.

В основе нашей культуры и ежедневной работы лежат ценности: милосердие, созидание, ответственность и #МЫВМЕСТЕ. Мы создаём проекты со смыслом и с заботой о людях, берём ответственность за результат и умеем работать как одна большая команда. Из этих ценностей рождаются проекты, которые развивают культуру участия, становятся точками роста для целых сообществ, организаций и регионов, создавая долгосрочные изменения далеко за пределами отдельных инициатив.

Почему мы

— Масштаб и системное влияние
9,9 млн волонтеров, 234+ тыс. организаций, 700+ городов. Мы выстроили экосистему, которая реально влияет на развитие гражданского общества и помогает людям находить себя в социальной активности.
— Команда и ценности в действии
Милосердие, ответственность, созидание и #МЫВМЕСТЕ — наши ценности и основа взаимодействия внутри команды. Это не декларация, а то, как мы работаем и живем.

— Работа на стыке государства, НКО и бизнеса

Мы объединяем разные системы и интересы в работающие решения. Здесь вклад каждой стороны (экспертиза, ресурсы и возможности) усиливает общее дело и даёт эффект, который невозможно достичь в одиночку.

Ключевые задачи

• Ведение входящей и исходящей документации ИТ‑департамента: регистрация, учёт, сохранение и передача документов согласно регламентам организации.

• Контроль своевременного оформления и движения договоров, актов выполненных работ, счетов и требований; обеспечение полного комплекта сопроводительных документов.

• Проверка первичных документов на соответствие нормативам и требованиям бухгалтерии и юридического отдела; подготовка замечаний и предложений по доработке.

• Обеспечение процесса согласования документов между подразделениями и внешними контрагентами: отслеживание статусов, напоминания, сопровождение согласований.

• Мониторинг и контроль бюджетов по субсидиям: учёт расходов, сопоставление с планом, подготовка ежемесячных/квартальных отчётов о состоянии бюджетов и отклонениях.

• Подготовка и оформление финансово‑документальных материалов для получения или использования субсидий (заявки, отчёты, подтверждающие документы) в соответствии с требованиями контролирующих органов.

• Помощь руководителю департамента: подготовка входящих обращений, формирование повесток, подготовка материалов и справок по запросу.

• Организация встреч и совещаний (внутренних и внешних): согласование времени, бронирование залов/онлайн‑платформ, рассылка приглашений и материалов.

• Ведение регламентов и рабочих инструкций по делопроизводству департамента; участие в их актуализации.

• Взаимодействие с бухгалтерией, юридическим отделом и другими подразделениями по вопросам документооборота и исполнения договорных обязательств.

• Обеспечение сохранности и архивирования документов в электронном и бумажном виде согласно внутренним политикам и требованиям законодательства.

• Выполнение дополнительных поручений руководителя в рамках функции делопроизводства и поддержки административной работы департамента.

Мы ожидаем