Офис-менеджер

ООО «Ризык» — устойчивое производственное предприятие пищевой промышленности. На рынке с 2010 года, штат более 300 человек. Производим хлебобулочные изделия и поставляем продукцию в ведущие федеральные сети и на экспорт.

В отдел коммуникаций требуется Офис-менеджер на период декретного отпуска основного сотрудника (срочный трудовой договор, ориентировочно на 3 года). Ищем специалиста, который обеспечит комфортную и бесперебойную работу офиса.

Место работы: г. Омск, ул. Долинная, 5.

Чем предстоит заниматься:

Приём посетителей и коммуникации:
— Встречать гостей и соискателей, создавать комфортную атмосферу ожидания
— Принимать входящие звонки, переводить на нужных сотрудников, фиксировать информацию
— Распределять входящую корреспонденцию на общую почту компании

Документооборот:
— Принимать, регистрировать и маршрутизировать письма и посылки
— Отправлять срочную корреспонденцию через курьерские службы и Почту России
— Выполнять копировально-множительные и сканирующие работы
— Формировать, сшивать и архивировать документы, приказы и договоры
— Оформлять доверенности для сотрудников

Обеспечение жизнедеятельности офиса:
— Собирать заявки на канцелярию, следить за наличием воды, чая, кофе и расходных материалов
— Организовывать заправку картриджей и обслуживание оргтехники
— Контролировать баланс корпоративной сотовой связи
— Следить за чистотой и порядком в зоне ресепшн, переговорных и общих зонах (взаимодействие с клинингом)
— Организовывать командировки сотрудников (билеты, гостиницы)

Администрирование в Битрикс24:
— Создавать аккаунты для новых сотрудников (Б24, почта)
— Помогать сотрудникам с восстановлением доступов

Что мы ждём от кандидата:

Обязательные требования:
— Среднее профессиональное или высшее образование
— Опыт работы офис-менеджером, администратором или секретарём от 1 года
— Уверенный пользователь ПК (MS Office, Google Docs, МФУ)
— Знание основ делопроизводства, правил регистрации и архивирования документов
— Грамотная устная и письменная речь, знание делового этикета

Желательные требования:
— Опыт работы в компаниях со штатом от 100 человек
— Опыт взаимодействия с клининговыми службами, курьерскими службами и поставщиками
— Опыт организации командировок
— Понимание работы с номенклатурой дел

Личные качества:
— Приветливость, опрятный внешний вид
— Многозадачность и умение расставлять приоритеты
— Внимательность к деталям, стрессоустойчивость
— Инициативность, системность, эмпатия и сервисность
— Адекватное отношение к срочному характеру договора, готовность быстро погрузиться в процессы

Что мы предлагаем:

— Официальное трудоустройство по ТК РФ с первого дня (срочный трудовой договор на период декрета)
— Заработная плата: 50 000 руб.
— График 5/2, с 08:00 до 17:00, работа в офисе
— Стабильность: производство без сезонных спадов, своевременные выплаты
— Комфортный офис в Омске (ул. Долинная, д. 5)
— Адаптация: передача дел от основного сотрудника, наставничество, помощь в погружении
— Возможность проявить себя и быть рассмотренным на другие позиции в компании (при открытии вакансий)

Прежде чем откликнуться — напишите несколько слов о себе: какой опыт работы офис-менеджером вы имеете, как справляетесь с многозадачностью и почему вам интересна эта роль. Нам важно понять вашу мотивацию и подход до первого контакта. Спасибо за понимание.