Специалист по документообороту в отдел закупок

Легаси Марин — активно развивающаяся компания в сфере морских перевозок нефти и нефтепродуктов, базирующаяся в Москве и Санкт-Петербурге. Если вы цените стабильность, стремитесь к профессиональному росту и хотите быть частью команды, которая уверенно движется вперёд, — мы будем рады видеть вас в наших рядах.

Обязанности:

Обработка счетов и сопроводительных документов:

• приём счетов на оплату (предоплата и постоплата) от российских и зарубежных контрагентов;
• проверка соответствия счетов утвержденным условиям закупки (юридические лица, количество, номенклатура, расценки, условия оплаты и пр.);
• взаимодействие с подразделениями компании в случае необходимости урегулирования (формализации) отклонений информации, указанной в счетах, от согласованных условий закупки;
• взаимодействия с поставщиками в случае необходимости внесения каких-либо корректировок в полученные документы;
• подборка подтвреждающих документов, необходимых для оплаты (акты приемки-передачи, товарно-транспортные накладные и пр.);
• проверка соответствия подтверждающих документов условиям закупки и предоставленным счетам на оплату (юридические лица, количество, номенклатура, расценки, условия оплаты и пр.);
• взаимодействие с подразделениями компании в случае необходимости урегулирования (формализации) отклонений информации, указанной в подтверждающих документах, от согласованных условий закупки/ поставки/ приемки;
• отслеживание своевременности оплаты по предоставлденным в финансовую службу документам;
• взаимодействие с подраздленеиями компании для урегилирования возникающих вопросов при осуществлении оплаты;
• загрузка/ выгрузка необходимых для оплаты документов, а также информации для подготовки отчетов по статусу осуществления плетежей (включая данные по проблемным вопросам с фоофрмлением поставок);
• осуществление работы по проведению сверки взаиморасчетов с поставщиками.

Обработка документов о поставках:

• проверка доставочных листов (товарно‑транспортных накладных, актов приёма‑передачи и пр.) на соответствие условиям договора и фактическому объёму/ассортименту поставки, а также с информацией заказов и спецификаций;
• документальное сопровождение претензионной работы при взаимодействии с соответствующим сотрудником компании (закупки, юридическая, финансовая служба и т.д);

Ведение документооборота и подготовка сводной информации:

• сбор и хранение досье документов по поставке, передача документов в архив в соответствии с требованиями компании;

Работа с базами данных:

• Внесение необходимой информации с соответствующие системы и базы данных компании, экспорт информации для подготовки соответствующих отчетов.

• Высшее образование;
• 3-5 лет опыта работы в сфере закупок/финансов/логистики
• Знание требований к оформлению счетов и сопроводительных докумнетов по поставкам;
• Уверенный пользователь MS Excel;
• Владение английским языком в письменной и устной форме.

• Официальное оформление в штат компании
• ДМС после испытательного срока
• Корпоративная мобильная связь, ноутбук
• Офисный формат работы 5/2 с 09:00 до 18:00.
• Отличная возможность присоединиться к быстро растущей команде профессионалов