Ассистент отдела продаж

Основная задача данной должности обеспечивать своевременное и корректное документальное сопровождение B2B-продаж, отгрузок и коммуникации с клиентами — крупными дистрибьюторами, сетями и компаниями СНГ.

Обязанности:

Выставление счетов

• Приём заявок от менеджеров, клиентов или из EDI.

• Проверка реквизитов, цен, скидок, условий поставки и оплаты.

• Формирование счетов в 1С.

• Отправка счетов клиенту в согласованном канале: ЭДО, e-mail, EDI.

• Корректировка или аннулирование счетов по согласованию с менеджером.

• Формирование корректировочного УПД/КСФ при изменении суммы после отгрузки — отдельно от корректировки счёта до отгрузки.

Подготовка документов к отгрузке

• Формирование полного комплекта документов: УПД, ТОРГ-12, счёт-фактура, ТТН/транспортная накладная, упаковочный лист, паспорта качества, инструкции, маркировка и т.п.

• Пакет различается по типу клиента: дистрибьютор/опт — базовый комплект; сеть — дополнительно упаковочный лист, через EDI, соответствие штрихкодов карточке товара в сети; экспорт в СНГ — отдельный комплект (инвойс, упаковочный лист для экспорта, документы для НДС/таможни в зависимости от страны, коды ТН ВЭД и пр по инструкции и в совместной работе с другими отделами).

• Изучение и соблюдение инструкций клиента: сетей, дистрибьюторов, компаний СНГ.

• Оформление документов в соответствии с требованиями по формату, количеству экземпляров, подписям, печатям, доп. приложениям.

• Подготовка документов для пропусков, слотов, разгрузки.

• Передача комплекта в логистику, на склад или водителю.

• Контроль подписания, возврата оригиналов и корректности первичной документации.

Коммуникация с клиентами

• По заказам: выставить счёт, получить подтверждение.

• По запросу дополнительных документов для отгрузки: сертификаты, лицензии, карточки клиента, формы, анкеты.

• При выходе машины: информирование клиента, передача данных водителя и транспорта.

• По разгрузке: запрос контактов, времени, пропусков, требований к транспорту, упаковке, маркировке, нюансов приёмки.

• По расхождениям на приёмке (недостача, пересорт, брак): оперативная связь с ответственным лицом клиента, уточнение, куда направлять акт и кто принимает решение по претензии.

Договоры, спецификации и клиентские формы

• Заполнение договоров, спецификаций, приложений, доп. соглашений.

• Заполнение клиентских форм: анкет, карточек, опросников, форм сетей.

• Внесение параметров: логистические условия, реквизиты, контакты, сроки, условия поставки, особые требования.

• Отправка документов на согласование и подписание.

• Контроль возврата подписанных документов и оригиналов.

Ведение реестров

• Реестр образцов.

• Реестр договоров, спецификаций и доп. соглашений.

• Реестр счетов, отгрузок, первичной документации.

• Реестр отправленных/полученных документов в ЭДО, либо научиться формировать в ЭДО и отслеживать еженедельно

• Реестр претензий — входящих (от клиента к нам) и исходящих (штрафы/претензии от сети к нам) — раздельно, со статусом и сроком ответа.

• Реестр актов сверки взаиморасчётов по контрагентам.

• Актуализация статусов, сроков, ответственных, комментариев

• Формирование выборок и отчётов по запросу руководителя.

Работа в ЭДО, 1С и EDI

• ЭДО: операционная работа на уровне ассистента — отправка и приём первичной документации, УПД, актов, корректировочных документов, обработка уведомлений и ошибок.

• ЭДО: обеспечение роуминга между операторами при разных провайдерах у контрагентов.

• ЭДО: контроль сроков подписания документа контрагентом.

• 1С: создание счетов, реализаций, отгрузок, печать комплектов, поиск данных, работа с реестрами.

• EDI: приём заказов от сетей, подтверждение, отправка статусов, работа с отгрузочными документами и ошибками.

• Взаимодействие с бухгалтерией, логистикой и ИТ при технических сбоях.

Экспортная специфика (СНГ)

• Различение стран ЕАЭС (Казахстан, Беларусь, Киргизия — таможенное оформление не требуется, но нужны документы для применения нулевой ставки НДС) и остальных стран СНГ (полное таможенное оформление).

• Коды ТН ВЭД по каждому товару — обязательны в инвойсе и декларации.

• Базовые знания по CMR, ТТН, сертификатам, оформлению УПД применительно к экспортным отгрузкам.

Требования к ассистенту

• Уверенная работа в 1С, ЭДО, EDI, Excel.

• Понимание первичной документации, договорной работы и логистического документооборота.

• Базовое понимание оформления экспортных отгрузок.

• Внимательность, многозадачность, стрессоустойчивость.

• Навык быстро изучать инструкции клиентов и оформлять документы по требованиям.

• Коммуникабельность, аккуратность, ответственность.

Условия:

• Оформление трудовых отношений по ТК РФ.
• График работы - пятидневная рабочая неделя.