Помощник руководителя по документообороту и работе с госорганами

«Цифровая Лаборатория» развивает образовательные и инженерно-технические проекты в Иркутске в связке с БС «Байкал».

Ищем помощника генерального директора для работы с документами, встречами и поручениями. Главная задача — поддерживать понятный порядок: документы согласованы, сроки под контролем, ответы получены, договорённости выполнены.

Эта роль подойдёт тому, кому интересно организовывать работу и видеть её результат. Вы будете взаимодействовать с руководителем, бухгалтерией, учебным центром, лётным отделом, партнёрами и госорганами.

Чем предстоит заниматься

• Планировать встречи и командировки руководителя, готовить материалы, вести протоколы и контролировать выполнение договорённостей.
• Вести делопроизводство и электронный документооборот: регистрировать, согласовывать и хранить документы, готовить письма и запросы, отслеживать ответы и сроки.
• Организовывать переписку и встречи с госорганами, заказчиками и партнёрами.
• Собирать, проверять и передавать первичные документы в бухгалтерию; контролировать получение актов и других закрывающих документов.
• Отслеживать профильные закупки по 44-ФЗ и 223-ФЗ, вести реестр и комплектовать документы для тендеров и конкурсов; участвовать в подготовке заявок на гранты и субсидии.
• Координировать документы и поручения между подразделениями, улучшать шаблоны и порядок работы.

Основной фокус — административная координация и документы. В тендерном блоке речь о мониторинге и подготовке комплектов, в бухгалтерском — о сопровождении первичных документов и их передаче в бухгалтерию.

Что важно

• От трёх лет опыта помощником руководителя, специалистом по документообороту, офис-менеджером или тендерным специалистом.
• Высшее управленческое, юридическое, экономическое или техническое образование.
• Грамотная деловая переписка, навыки планирования и организации встреч, умение работать с несколькими сроками и исполнителями.
• Уверенное владение Word, Excel, Outlook и PowerPoint; знание систем электронного документооборота, например 1С-Документооборот или СЭД-Дело.
• Понимание основ 44-ФЗ и 223-ФЗ.
• Внимательность, аккуратность и системность в работе с документами и договорённостями.

Условия

• Зарплата 70 000–90 000 ₽ на руки, выплаты дважды в месяц.
• Полная занятость, оформление по трудовому договору.
• Работа в офисе: Иркутск, ул. Дзержинского, 24А.
• График 5/2, рабочий день — 8 часов.