Специалист документационного обеспечения управления

село Италмас, 15

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Принимать, регистрировать, распределять входящую и исходящую корреспонденцию.
Формировать документы по делам, обеспечивать сохранность, вести архивное хранение в соответствии с номенклатурой дел Общества, своевременно сдавать дела в архив.
Вести работу с картами лояльности (выдача новых карт, удаление из базы уволенных сотрудников, ежемесячное начисление бонусов);
Осуществлять контроль за сроками действия сертификатов УНЭП, УКЭП. Помогает заинтересованным лицам по запуску задачи в ЭДО.
Обеспечивать жизнедеятельность приёмной, а также кабинет Управляющего Обществом (заказ канцелярии, товаров, продуктов для переговоров, воды).
Актуализировать данные специалистов, руководящих должностей корпоративного портала.
Взаимодействовать с другими структурными подразделениями по вопросам документооборота.
Выполнять отдельные поручения начальника отдела по общим вопросам.
Организовывать курьерскую доставку корреспонденции.
Замещать помощника руководителя:
Организация рабочего процесса руководителя, планирование и координация рабочего дня: составление графика встреч совещаний, деловых поездок; приоритизация задач руководителя с учётом их важности и сроков, ведение календаря событий (электронного), контроль соблюдения сроков; подготовка необходимых материалов для совещаний и встреч (презентации, отчёты, справки); оперативное внесение изменений в график при возникновении экстренных ситуаций; организация приёма посетителей.
Работа с документами и информацией, подготовка, оформление и систематизация служебных и корпоративных документов, редактирование текстов, составление пресс-релизов, речей и докладов для руководителя; контроль корректности деловой переписки и официальных писем, приказов, распоряжений; учёт, систематизация, архивирование и хранение входящей и исходящей информации согласно корпоративным требованиям; обеспечение конфиденциальности информации.
Взаимодействие с подразделениями и внешними контактами, передача поручений руководителя сотрудникам и контроль их выполнения; координация взаимодействия руководителя с различными отделам и компании; взаимодействие с внешними организациями и партнёрами: подготовка документов, ведение переписки, согласование встреч; организация коммуникации с подрядчиками, консультантами и другими внешними специалистами;
Организация мероприятий и поездок, планирование и организация деловых встреч, переговоров, совещаний; подготовка и оформление командировочных документов, организация деловых поездок: бронирование билетов, гостиниц, трансфера; координация мероприятий во время командировок (встречи с принимающей стороной, расписание визитов); организация корпоративных мероприятий (тренингов, праздников, семинаров).
Контроль: отслеживание выполнения задач и поручений руководителя;