Секретарь для Дипмиссии и Дипсервиса Республики Беларусь

Минск, улица Немига

Метро: Площадь Ленина

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Организация и ведение ежедневного письменного графика Посла (встречи, совещания, задачи), оперативное обновление при изменениях.
Координация встреч со всеми внешними сторонами (официальные органы, посольства, политические, религиозные, экономические, медийные структуры) с подтверждением минимум за 24 часа.
Подготовка кратких информационных справок (профайлов) по каждому гостю или учреждению до начала встречи (ФИО, должность, цель визита).
Своевременное информирование службы безопасности о графике встреч для регулирования допуска гостей.
Управление входящими/исходящими звонками (ответ в течение 3 гудков, фильтрация, перевод звонков) и ведение журнала звонков.
Прием, сортировка по важности и обработка входящей/исходящей корреспонденции (электронная и бумажная почта).
Составление официальной деловой переписки, писем с соболезнованиями и поздравлениями согласно дипломатическому протоколу и шаблонам.
Ведение дел по подготовке к Национальному дню (списки гостей, рассылка приглашений, координация ответов).
Взаимодействие с курьерскими службами по вопросам дипломатической почты.
Выполнение функций сотрудника по связям со СМИ на период его отсутствия.
Обеспечение бесперебойной повседневной работы офиса Посла при полном соблюдении конфиденциальности.

Требования:

Высшее образование (бакалавриат в области делового администрирования, менеджмента, коммерции или смежных направлений).
Релевантный опыт работы от 6 до 8 лет (желательно в дипломатических миссиях, международных организациях или крупных корпорациях).
Свободное владение английским языком (обязательно). Владение арабским языком будет являться весомым преимуществом.
Отличное знание делового этикета, телефонного этикета, правил официального гостеприимства и основ протокола.
Уверенное владение ПК и пакетом MS Office (Word, Excel, PowerPoint) на уровне продвинутого пользователя.
Наличие сертификата по деловым коммуникациям будет плюсом.
Высокий уровень ответственности, безупречное соблюдение конфиденциальности, внимание к деталям, точность и пунктуальность.
Отличные коммуникативные навыки, способность работать в режиме многозадачности и стрессоустойчивость.

Условия:

Работа в стабильной международной структуре (Посольство).
Официальный график работы в соответствии с регламентом Посольства.
Четкие и прозрачные критерии оценки эффективности (KPI) на основе точности расписания, скорости обработки документов и удовлетворенности руководства.
Возможности для непрерывного профессионального развития навыков и знаний.

Ссылка на вакансию в банке вакансий на gsz.gov.⁣by: