Помощник генерального директора

Компания Выбор — крупнейший производитель тротуарной плитки и элементов благоустройства в России.

Наши производственные площадки расположены в различных регионах Российской Федерации: Краснодарском крае, Московской области, Ленинградской области, Красноярском крае и Татарстане; торговая дилерская сеть охватывает 67 регионов России.

В нашей компании трудится более 1 500 сотрудников.

В свою команду мы ищем помощника генерального директора (юридическое лицо ООО "Торговый дом "Выбор" )

Предстоящие задачи:

- Планировать рабочий день генерального директора (встречи, звонки, прием, пр.) в офисе и организовать работу генерального директора за пределами офиса (заказ транспорта, гостиницы, билетов; организацию встреч, переговоров; др.).
- Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором и его заместителями (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
- Принимать участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах, вести протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров.
- Осуществлять сбор материалов и информации, необходимых генеральному директору, подготавливать аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представлять их непосредственному руководителю.
- Содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
- Организовывать прием посетителей к генеральному директору, предлагать им напитки (кофе, чай). - Вести учет получаемой/отправляемой корреспонденции и информации, принимать и регистрировать поступающую корреспонденцию в журнале учета входящих документов.
- В соответствии с резолюцией генерального директора отправлять завизированную документацию адресатам (в том числе посредством электронной почты), осуществлять контроль ее исполнения.
- Принимать документы и личные заявления на подпись генеральному директору.
- По поручению генерального директора составлять письма, запросы, справки, акты, проекты приказов, распоряжения и другие документы, готовить ответы авторам писем.
- Печатать по указанию генерального директора служебные материалы, необходимые для его работы, или вводить текущую информацию в банк данных.
- Систематизировать и поддерживать в актуальном виде внутренние нормативные локальные документы (свод законов) в электронном виде.
- Разрабатывать внутренние локальные документы, улучшающие формирование и организацию документооборота в Обществе.
- Осуществлять внешние коммуникации с контрагентами (заключение договоров на оказание услуг/ТМЦ, получение закрывающих документов и пр.).
- Работа в 1С (заведение и контроль согласования служебных записок, договоров, согласно схемам с участием генерального директора, получение и внесение документов от агентов и сотрудников в СЗ).
- Соблюдать конфиденциальность информации личного характера.
- Контролировать обеспечение рабочего места генерального директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.

Что мы предлагаем:

• Официальное постоянное трудоустройство (по ТК РФ);
• Работа по срочному трудовому договору на время декрета основного работника;
• Оплата отпуска, больничных; своевременная выплата заработной платы 2 раза в месяц;
• Оплата корпоративной мобильной связи;
• График работы: 5-дневная рабочая неделя с 09.00 ч. до 18.00 ч.