Офис-менеджер (документооборот, 1С)

Обязанности

Административная работа

• Организационная поддержка руководства и обеспечение повседневной работы офиса.

• Приём и распределение звонков, обработка электронной почты и корреспонденции.

• Организация встреч, приём посетителей, взаимодействие с курьерскими и почтовыми службами.

• Заказ канцелярских и хозяйственных принадлежностей, контроль их наличия.

• Взаимодействие с поставщиками и обслуживающими организациями.

• Учёт офисного имущества и организация обслуживания офисной техники.

Документооборот

• Регистрация, сканирование, систематизация и хранение договоров, счетов, актов, накладных, УПД и других документов.

• Сбор и проверка комплектности первичной документации, своевременная передача документов в бухгалтерию.

• Организация подписания договоров и других документов, контроль возврата оригиналов от контрагентов.

• Формирование и ведение электронного и бумажного архивов.

• Подготовка деловых писем, таблиц, сводок и отчётов.

• Ведение реестров документов и поручений, контроль сроков исполнения.

• Организация документооборота между офисом, производством, складом и бухгалтерией.

Работа с 1С и сопровождение отгрузок

• Внесение данных и оформление первичных документов в 1С.

• Подготовка документов реализации и отгрузки готовой продукции.

• Работа с электронным документооборотом (ЭДО).

• Проверка доверенностей представителей покупателей, организация их учёта и хранения.

Дополнительные задачи

• Помощь в оформлении кадровой документации: подготовка документов по шаблонам, сбор подписей, ведение табелей учёта рабочего времени.

• Участие в инвентаризации офисного имущества.

• При наличии соответствующих навыков — работа во ФГИС «Меркурий» (ВетИС).

Требования

• Опыт административной работы или ведения документооборота.

• Уверенное владение компьютером, MS Word и Excel.

• Грамотная устная и письменная речь.

• Внимательность к деталям, аккуратность при работе с документами.

• Ответственность, организованность, самостоятельность и умение соблюдать сроки.

• Готовность осваивать новые программы и рабочие процессы.

Будет преимуществом:

• Опыт работы в 1С и системах ЭДО, в том числе Диадок.

• Знание первичных бухгалтерских документов.

• Опыт оформления документов реализации и отгрузки товаров.

• Знание ФГИС «Меркурий» (ВетИС).

• Опыт работы на производственном предприятии.

Условия

• Заработная плата 90 000–110 000 рублей на руки, в зависимости от квалификации и опыта.

• Официальное трудоустройство по ТК РФ.

• Своевременная выплата заработной платы.

• Полная занятость, работа на территории предприятия.

• График работы согласовывается по результатам собеседования.