Личный помощник Учредителя / Секретарь / Бизнес - ассистент

В нашу команду требуется Личный помощник Учредителя и Делопроизводитель:

📍 Локация: Химки

⏳ График: 5/2, 7:45 – 17:00

О компании

Управляющая компания «ТЕХНОАЗИС»

10+ лет на рынке коммерческой недвижимости.

Управляет крупнейшим комплексом объектов недвижимости на территории технопарка в г. Химки ул. Рабочая площадью более 38 000 м² коммерческой недвижимости.

Основная миссия компании - "СО-здание уникального дома для Вашего бизнеса".

Создавать и управлять пространствами для жизни и бизнеса, обеспечивая условия для роста и развития наших клиентов, партнёров и сотрудников через профессиональную управляющую деятельность (экспертизу) и высокий сервис.

Главным направлением компании является развитие фонда коммерческой и жилой недвижимости для привлечения большего числа арендаторов за счёт строительства новых объектов и реконструкции, а также повышения качества условий и предоставляемых услуг.

Почему это важно для вас: вы приходите в компанию с активной девелоперской повесткой и реальным полем для профессионального роста.

Мы не верим в «возможно», «постараюсь» и «как-нибудь». У нас есть точные процессы, измеримые результаты и нулевая толерантность к хаосу.

Кого мы ищем

Наш идеальный кандидат — профессионал с высоким уровнем самоорганизации, умеющий эффективно управлять временем и пространством. Ты отличаешься глубокими коммуникативными навыками, легко взаимодействуешь с людьми разного статуса и характера. Проявляешь инициативу, гибкость и эмоциональную устойчивость даже в стрессовых ситуациях.

Обязательно:

• Опыт личного помощника / секретаря руководителя от 3 лет (только с реальными кейсами, не «сидела на ресепшене»).
• Опыт делопроизводства и работы с договорами (подряд, аренда).
• Системность и дисциплина — ты работаешь по чек-листам, а не по настроению.
• Многозадачность в условиях стресса — умение держать 10 процессов одновременно без потери качества.
• Excel на уровне сводных таблиц — мы ведём статистику и планерки в таблицах.
• CRM-системы — опыт работы с реестрами поручений и контактов.
• Время реакции ≤15 минут — ты всегда на связи в рабочее время.

Будет плюсом:

• Опыт в недвижимости / управляющих компаниях.
• Знание методологий управления.
• Опыт автоматизации процессов (настройка CRM, ботов, интеграций).
• Навыки «второго мозга» — мгновенная фиксация задач, чтобы голова руководителя была свободна.

Что ты будешь делать (реальные задачи, не «кофе носить»)

Делопроизводитель:

• Подготовка и оформление типовых договоров подряда и аренды по утверждённым шаблонам компании.
• Организация внутреннего согласования проектов договоров и иных документов: маршрутизация между подразделениями, контроль сроков согласования, фиксация замечаний и их отработка.
• Контроль предоставления подрядчиками закрывающих документов (акты, графики производства работ и т.д.), проверка комплектности и корректности оформления; передача пакета документов в бухгалтерию.
• Ведение реестра договоров подряда: внесение данных, актуализация статусов, контроль сроков исполнения обязательств, сроков действия договоров и своевременности оплаты работ.

Помощник собственника:

• Освобождать Учредителя от 60% операционной работы — он фокусируется на развитии, ты управляешь исполнением.
• Внедрять волю Учредителя в компанию через систему поручений с 95%+ закрытием в срок.
• Предугадывать потребности на 2–3 шага вперёд: от кофе в 8:30 до стратегических дайджестов.
• Открытие дня (кофе, планерка с руководителями, протоколирование).
• В течение дня: фильтрация входящих, контроль поручений, подготовка документов на подпись с аннотациями.
• Постоянно — 95% запросов решаешь без участия Учредителя, время реакции ≤15 минут.
• Автоматизация контроля поручений (интеграция CRM с календарём).
• Создание базы знаний «FAQ для вопросов к Учредителю» (100 типовых ситуаций).
• Оптимизация процессов подготовки встреч (шаблоны, чек-листы).
• Бизнес-аналитика: готовить аналитику по загрузке недвижимости, считать unit-экономику аренды.
• Маркетинговое исследование рынка.
• Как специалист отдела инспекций: проводить проверки деятельности отделов совместно с руководителями, составлять ежедневные отчёты о нарушениях и вести статистику, следить за своевременностью подготовки документов информационно-коммуникационного центра, участвовать в обеспечении качества продуктов и устранении производственных проблем.

Что ты получишь (помимо зарплаты)

• Рост до руководителя направления за 12–18 месяцев (у нас 3 кейса за 2025-й).
• Обучение за счёт компании.
• Система: ты работаешь в прозрачной методологии с чёткими процессами, а не в хаосе «как получится».
• Доступ к топ-менеджменту: ежедневная работа с Учредителем, видение бизнеса изнутри.
• График работы: 5/2, с 08:00 до 17:00 в комфортном офисе.
• Вкусные обеды за счёт компании.
• Парковка для сотрудников.

Оплата: 80 000 ₽ на руки (на испытательный срок 70 000 ₽ + 10 000 ₽ отложенная премия). Дополнительно — квартальная премия при выполнении квартального плана компании (по достижении 6 мес. работы).

Важно

Это не про «пофлиртовать с боссом» и «сидеть на ресепшене». Это про системное мышление, железную дисциплину и готовность работать по процессам. Если ты любишь хаос, «креатив» без метрик и «как-нибудь само рассосётся» — нам не по пути.

Если ты хочешь вырасти за 18 месяцев, работая в системе с чёткими правилами — откликайся.

Почему откликнуться именно сейчас

Мы в активной фазе масштабирования. Ты можешь стать ключевым игроком в этом росте. Учредитель ищет не «исполнителя», а партнёра по управлению, который возьмёт на себя операционную машину и вырастет вместе с бизнесом.

Time-to-offer: 5 дней.
2 собеседования (HR → Учредитель).
Без тестовых заданий на 3 часа — ценим твоё время.

Откликайся, если готов работать в системе и расти быстро!