Делопроизводитель/специалист по документообороту (офис-менеджер)

ООО «АЛЬЯНС-А» - юридическая компания, специализирующаяся на судебной защите интеллектуальных прав. Мы специализируемся на массовой судебной защите интеллектуальных прав и сопровождаем значительный объем судебных дел по защите авторских прав на фотографии, товарных знаков и контрафакта

Обязанности:

- Организация делопроизводства: обеспечение полного цикла движения документов в компании.

- Регистрация и учёт: приём, регистрация, учёт и распределение входящей и исходящей документации.

- Документооборот: ведение электронного и бумажного документооборота, обеспечение сохранности и доступности документов.

- Обработка документов: сканирование, копирование, систематизация, формирование папок, реестров и номенклатуры дел.

- Архив: архивирование документов, подготовка к хранению, оперативный поиск по запросу.

- Отправка корреспонденции: отправка документов почтой, ведение реестров отправлений, контроль доставки.

- Исполнительные листы: контроль своевременного направления исполнительных листов на исполнение, отслеживание статуса.

- Первичная бухгалтерская документация: комплектование, проверка комплектности и передача по назначению. Без ведения бухгалтерского и налогового учёта и подготовки отчётности.

- Взаимодействие: работа с юристами, бухгалтерией, почтовыми и курьерскими службами.

Требования:

- Опыт работы с документами: делопроизводство, документооборот, архив.

- Знание основ делопроизводства и требований к хранению документов.

- Уверенное владение ПК и офисной техникой: сканер, копир, почтовые сервисы.

- Опыт ведения электронного и бумажного документооборота.

- Внимательность, пунктуальность, исполнительность, ответственность.

- Умение самостоятельно выявлять отсутствие необходимых документов, оперативно запрашивать их и контролировать получение.

- Способность работать с большим объёмом документов и соблюдать сроки.

Условия:

Стабильность: работа в стабильной юридической компании с понятными процессами и задачами.

График: 5/2, полный рабочий день.

Круг обязанностей: понятный и прозрачный, без размытых зон ответственности.

Команда: дружный молодой коллектив, отсутствие строгого дресс-кода.

Комфорт: комфортные условия для работы, всё необходимое для работы с документами.

Адаптация: поддержка на этапе вхождения в должность.