Помощник директора

Погрузитесь в динамичную и ответственную роль помощника директора, где ваша организованность и внимание к деталям станут ключом к успеху!

Обязанности

1. Организация рабочего процесса директора:

• планирование и координация рабочего графика (на день, неделю, месяц);

• приоритизация задач и встреч с учётом стратегических целей компании;

• оперативное внесение изменений в расписание при возникновении срочных задач или форс‑мажоров;

• напоминание директору о предстоящих встречах, совещаниях и важных дедлайнах;

• синхронизация календаря директора с корпоративными системами планирования.

2. Работа с документацией:

• подготовка, оформление и систематизация служебных документов (отчёты, письма и т.п.);

• проверка корректности деловой переписки и официальных писем;

• регистрация, учёт и архивирование входящей и исходящей корреспонденции;

• обеспечение конфиденциальности информации и соблюдение правил работы с секретными документами;

• работа в системе электронного документооборота (СЭД), в т. ч. в режиме замещения директора (визирование документов, внесение резолюций, отслеживание статусов).

3. Подготовка и сопровождение мероприятий:

• организация совещаний, заседаний, переговоров и корпоративных мероприятий;

• составление повестки дня, формирование списка участников, рассылка приглашений;

• подготовка материалов, презентаций и раздаточных документов для мероприятий;

• бронирование переговорных комнат, обеспечение необходимым оборудованием (проектор, видеосвязь и т. п.);

• координация с подрядчиками (кейтеринг, техника, охрана и др.);

• ведение протоколов совещаний (фиксация решений, поручений, сроков и ответственных);

• контроль исполнения принятых решений.

4. Административная поддержка:

• обеспечение рабочего места директора оргтехникой, канцтоварами и прочими необходимыми ресурсами;

• контроль исправности офисной техники, организация её обслуживания и ремонта;

• поддержание порядка и эргономики на рабочем месте;

• заказ и закупка расходных материалов в соответствии с потребностями и бюджетом;

• внедрение и поддержка систем хранения документов (бумажных и электронных).

5. Коммуникация и взаимодействие:

• приём и маршрутизация телефонных звонков;

• организация приёма посетителей (предварительная запись, встреча гостей, ведение журнала посещений);

• координация взаимодействия директора с подразделениями компании;

• взаимодействие с внешними организациями и партнёрами (согласование встреч, ведение деловой переписки);

• передача поручений директора сотрудникам и контроль их выполнения.

6. Организация командировок:

• контроль бронирования билетов и гостиниц;

• оформление необходимых документов и виз (при международных поездках);

• составление программы пребывания;

• решение оперативных вопросов во время командировки.

7. Аналитическая и отчётная работа:

• сбор и систематизация данных для принятия управленческих решений;

• подготовка кратких сводных материалов и аналитических сводок;

• формирование отчётности по исполнению поручений за отчётные периоды;

• мониторинг сроков выполнения задач и информирование директора о статусе исполнения.

8. Решение оперативных задач:

• выполнение разовых поручений директора;

• быстрое реагирование на экстренные ситуации и нестандартные запросы;

• поиск информации и ресурсов для решения текущих вопросов;

• координация срочных процессов между подразделениями компании.

Требования:

• высшее образование и стаж работы по направлению профессиональной деятельности не менее 3-х лет;
• грамотная устная и письменная речь;

• грамотное деловое общение (устное и письменное);

• деловой стиль одежды;
• сдержанный макияж и парфюмерия;
• ответственность и исполнительность;
• организованность и пунктуальность;
• дипломатичность и тактичность.

Условия

• стабильная заработная плата с ежегодной индексацией;
• компенсация за питание;
• добровольное медицинское страхование;
• спортивные клубы, конкурсы, социальные проекты;
• жилищная программа;
• материальная помощь;
• санаторно-курортное лечение, детские путевки в ДОЛ на морском побережье;
• обучение, развитие и карьерный рост;
• рабочее место: приемная директора;
• график работы: понедельник-четверг с 8:00 до 17:00, в пятницу с 8.00 до 16.00. Изменение графика работы - по заявлению.