Ассистент проектного офиса

1221Systems – аккредитованная IT-компания, специализирующаяся на разработке IT-решений для бизнеса розничной и оптовой торговли. Наша компания выполняет разработку IT-продуктов группы компании "Сладкая жизнь" – одного из крупнейших дистрибьюторов продуктов питания в России.

В связи с расширением команды находимся в поиске Ассистента проектного офиса.
Мы ищем внимательного начинающего специалиста в команду проектного офиса. Это стартовая позиция на период декретного отпуска основного сотрудника.

Мы сразу говорим честно: 90% времени — это административная и операционная поддержка проектов, работа с документами, реестрами и расписаниями. Мы не обещаем быстрого вертикального карьерного роста внутри компании, но гарантируем полноценное обучение «с нуля», работу бок о бок с опытными руководителями проектов и мощную методологическую базу, которая станет отличным фундаментом для вашего резюме.

Чем предстоит заниматься:

Администрирование проектной деятельности и встреч

• Организация регулярных статусов, рабочих встреч проектных команд;
• Ведение протоколов: фиксация договоренностей, формулировка задач, назначение ответственных и сроков;
• Контроль исполнения поручений по итогам встреч.

Ведение проектного документооборота и базы знаний

• Оформление и разработка документации проектного офиса: инструкции и правила, описания процессов и цепочек согласования, правил работы с wiki и пр.;
• Согласование проектных и договорных документов во внутренних системах (СЭД), отслеживание цепочек подписания и сроков;
• Подготовка презентационных материалов к защитам проектов и отчетам перед руководством по готовым данным.

Отчетность и работа с данными в трекерах

• Сбор данных у руководителей проектов для формирования еженедельных и ежемесячных сводных отчетов по портфелю проектов;
• Актуализация карточек проектов, общей информации о проектах, реестра проектов;
• Первичная проверка заполнения отчетности командами (контроль списания трудозатрат / таймшитов, соблюдение регламентов ведения задач);
• Проведение регулярного аудита по выполнению требований ведения проектов согласно регламенту (звучит страшно, но мы покажем последовательность действий и всё пойдет как по маслу).

Руководство первыми проектами

• Под управлением опытного коллеги - руководство проектом по автоматизации процессов внутри проектного офиса.

Кого мы ищем:

• Готовность к рутине и монотонной административная работа;
• Вы не боитесь коммуникаций и отказов, не закрываетесь в себе, если вам не дают какую-то информацию, вовремя эскалируете или пробуете снова;
• Грамотная речь, дисциплина и исполнительность;
• Опыт работы в управлении проектами не требуется — всему научим.

Мы предлагаем:

• Конкурентную «белую» зарплату и оформление по ТК;
• Гибкий график и удалённый формат;
• Кафетерий льгот после испытательного срока: ДМС, компенсация обучения, спорта, путешествий или техники;
• 4 оплачиваемых дня в год для здоровья;
• Возможности роста: индивидуальный план развития, конференции за счёт компании;
• Современное оборудование и демократичную корпоративную культуру;
• Онлайн/офлайн-мероприятия, подарки для сотрудников и детей.