Делопроизводитель / Специалист по документообороту

Хлебозавод ФУТУРА — современное производство хлебобулочных изделий в Ленинградской области. Ищем специалиста, который наведёт и будет поддерживать порядок в документах компании.

Ваша главная задача — чтобы вся первичная документация была принята, проверена, зарегистрирована, передана в бухгалтерию и правильно заархивирована. Чтобы документы не терялись, а любой нужный оригинал можно было найти за несколько минут.

Также в зоне ответственности — порядок в договорах с контрагентами по прочим услугам и закупкам (договоры по продажам и закупке сырья ведут профильные отделы).

Обязанности:

1. Исходящие документы

Подготовка документов на отгрузку:

- ежедневно в 15:00 получать информацию по отгрузкам и маршрутам на следующий день;

- распечатывать, проставлять печати и готовить комплекты документов;

- до конца дня формировать пакеты документов по каждому маршруту;

- фиксировать в реестре, какие документы выданы водителям.

Приём документов от водителей:

- принимать после рейсов накладные, УПД, транспортные документы, маршрутные листы и другие документы по отгрузкам;

- сверять вернувшиеся документы с выданными комплектами и маршрутами по реестру, отмечать комплектность или расхождения;

- проверять наличие подписей, дат, отметок о приёмке и печатей;

- при расхождениях фиксировать их в реестре и сообщать руководителю отдела продаж.

2. Входящие документы

- принимать документы по поступлению сырья, материалов, других ТМЦ и услуг (УПД, товарные и транспортные накладные, акты выполненных работ и другие оригиналы);

- проверять комплектность, реквизиты, подписи и печати; при отклонениях сообщать руководителю подразделения, которое принимало ТМЦ или услуги;

- регистрировать документы в едином реестре.

3. Хранение и архивирование

- раскладывать документы по типам (входящие ТМЦ / входящие услуги / исходящие / договоры) и периодам (год / квартал / месяц), маркировать папки и организовывать хранение;

- при необходимости сканировать документы и сохранять электронные копии в общей папке;

- готовить закрытые периоды к передаче в архив (в офисе хранится первичка только за текущий квартал и договоры);

- обеспечивать сохранность и конфиденциальность документов.

4. Взаимодействие с бухгалтерией

- при закрытии месяца сверяться с главным бухгалтером по реестру недостающих документов;

- собирать недостающие документы через руководителей подразделений и контролировать сроки; если вопрос не решается — сообщать главному бухгалтеру.

5. Общий порядок

- следить, чтобы документы не скапливались без регистрации и не лежали в разных кабинетах;

- оперативно сообщать о потерянных, неподписанных или неправильно оформленных документах;

- поддерживать порядок в бумажном и электронном архиве;

- следить за наличием бумаги, папок, файлов и других материалов для работы с документами.

6. Задачи для производства

- каждое утро вносить в 1С выработку смен за прошлый день.

7. Офисные задачи

- входящая и исходящая почта: приём, регистрация и отправка обычных и заказных писем (Почта России, курьеры);

- подготовка внутренних документов по шаблонам: приказы, доверенности, служебные записки;

- контроль расходных материалов: вода, кофе, чай, сахар, посуда, бытовая химия;

- контроль состояния офисной и бытовой техники, отправка заявок на ремонт;

- разовые поручения (например, запросить акты у дератизаторов, купить подарочные сертификаты сотрудникам на день рождения).

Ожидаемый результат работы:

- все полученные документы зарегистрированы;

- по каждому отсутствующему документу понятно, кто ответственный и когда он будет получен;

- документы на следующий день подготовлены заранее;

- бухгалтерия вовремя получает полный комплект первички;

- любой документ можно найти за несколько минут;

- на производстве нет потерянных и неучтённых оригиналов;

- в офисной зоне всё работает и всего хватает.

Мы предлагаем:

- заработная плата от 70 000 ₽ (после вычета);

- график 5/2, с 11:00 до 20:00;

- официальное трудоустройство;

- выплата зарплаты 2 раза в месяц;

- бесплатное двухразовое питание;

- бесплатная корпоративная развозка от метро «Парнас» до работы и обратно;

- компенсация оформления медицинской книжки;

- скидки на продукцию;

- премия за выслугу лет;

- подарки на день рождения;

- материальная помощь при рождении ребёнка.