Специалист протокольного отдела

посёлок городского типа Малаховка, Шоссейная улица, 33

Метро: Быково

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Организовывать и сопровождать мероприятия с участием ректора: готовить программы визитов и встреч, регламенты, тайминги, схемы рассадки, обеспечивать соблюдение протокольных норм и церемониала.
Вести протоколы совещаний: фиксировать повестку, выступления, решения, поручения, ответственных и сроки; оформлять документы в установленном формате.
Контролировать исполнение поручений: вести реестр, напоминать исполнителям, собирать отчёты, готовить сводки для руководства.
Координировать подготовку мероприятий с подразделениями: согласовывать помещения, технику, пропуска, безопасность, сувенирную продукцию, фото‑ и видеофиксацию.
Работать с делегациями и гостями: формировать программы пребывания и списки участников, готовить памятки, содействовать в переводе материалов, следить за соблюдением протокола.
Участвовать в подготовке текстов выступлений ректора (приветствия, доклады, обращения) и их согласовании с аппаратом ректора.
Оперативно документировать мероприятия (фотофиксация ключевых моментов: награждения, подписания, рукопожатия и т. п.), взаимодействовать с пресс‑службой: передавать снимки, согласовывать кадры, предоставлять справочные данные для подписей.
Реагировать на важные инфоповоды, координировать участие ректора, организовывать съёмки и прямые эфиры (согласование, постановка ТЗ, подготовка вопросов для интервью).

Требования:

Высшее образование
Опыт работы от 1 года
Умение работать с первыми лицами (встречи, расписание, минимальный протокол, контроль задач, фотосъёмка на мероприятиях для пресс-службы).
Навыки работы с MS Office, Битрикс24, фото и видео редакторами

Условия: