«Бизнес-ассистент / Помощник руководителя»

Ищем человека, которому можно доверить задачу и больше не возвращаться к вопросу, пока не будет готов результат.

Не просто ассистента, который ведёт календарь и выполняет поручения. А сильного, самостоятельного человека, который умеет организовывать процессы, управлять задачами, находить решения и действительно освобождать время руководителя.

Если вы привыкли действовать на опережение, замечаете проблемы раньше, чем они становятся критичными, и не ждёте подробных инструкций на каждом шаге — нам стоит познакомиться.

Немного о нас

«Центр Коллегиум» — юридическая компания, которая с 2015 года помогает людям законно решать проблемы с непосильными долгами через процедуру банкротства физических лиц.

За время работы мы помогли более 3 000 клиентам, а общая сумма списанных долгов превысила 1 миллиард рублей.

Сейчас мы ищем бизнес-ассистента для собственницы компании — человека, который возьмёт на себя значительную часть организационных, административных и координационных задач.

Главная цель вашей работы — освобождать время собственника для стратегических решений и развития бизнеса.

Какие задачи предстоит решать

Работа будет распределяться примерно следующим образом: 70% — бизнес-задачи, 30% — личные задачи собственницы и Family Office.

Бизнес-задачи — 70%

• Управлять поручениями собственницы: фиксировать задачи, назначать ответственных, контролировать сроки и доводить выполнение до результата.

• Координировать взаимодействие с руководителями подразделений и сотрудниками компании.

• Самостоятельно решать организационные и операционные вопросы, не требующие участия собственницы.

• Собирать, структурировать и анализировать информацию для принятия управленческих решений.

• Организовывать встречи, переговоры, рабочие мероприятия и вести календарь руководителя.

• Взаимодействовать с подрядчиками: искать исполнителей, сравнивать предложения, согласовывать условия в пределах полномочий и контролировать результат.

• Работать с документами, таблицами, отчётами и CRM Битрикс24.

• Помогать в отдельных HR-задачах: проводить первичный скрининг кандидатов, координировать собеседования.

• Находить возможности упростить процессы, сократить количество ручной работы и повысить эффективность выполнения задач.

Личные задачи и Family Office — 30%

• Организовывать личные встречи, поездки, бронирования и другие мероприятия собственницы.

• Координировать работу личных подрядчиков и исполнителей.

• Решать бытовые и организационные вопросы семьи в рамках согласованных поручений.

• Контролировать сроки, качество исполнения и выполнение договорённостей.

• Самостоятельно находить решения, предлагая оптимальные варианты по стоимости, срокам и качеству.

• Поездки по городу в рамках отдельных рабочих поручений.

Важно: личные поручения — полноценная часть этой позиции. Нам нужен человек, которому комфортно работать одновременно с бизнес-процессами и личными организационными вопросами первого лица.

Кого мы ищем

Вы нам подходите, если:

• Имеете опыт от 2-х лет на позиции бизнес-ассистента, executive assistant, помощника руководителя

• Умеете управлять несколькими задачами одновременно, расставлять приоритеты и не терять детали.

• Не ограничиваетесь передачей поручений: контролируете исполнение и проверяете конечный результат.

• Способны самостоятельно разобраться в новой задаче, найти информацию, привлечь специалистов и предложить решение.

• Умеете настойчиво добиваться выполнения договорённостей, сохраняя уважительные отношения с людьми.

• Уверенно взаимодействуете с руководителями, сотрудниками и внешними подрядчиками.

• Владеете Excel или Google Таблицами, CRM и инструментами управления задачами.

• Соблюдаете конфиденциальность и понимаете ответственность при работе с деловой и личной информацией собственника.

Особенно ценим три качества:

Проактивность. Вы не ждёте, пока вам напомнят о задаче. Видите, что необходимо сделать, и предлагаете следующий шаг.

Самостоятельность. Если возникает проблема, вы приходите не только с вопросом, но и с возможными решениями.

Ориентация на результат. Для вас задача завершена не тогда, когда вы отправили сообщение исполнителю, а когда получили и проверили необходимый результат.

Будет преимуществом:

• Опыт работы непосредственно с собственником бизнеса или топ-менеджером.

• Опыт ведения личных задач руководителя и Family Office.

• Уверенное владение Битрикс24.

• Использование нейросетей для анализа информации и автоматизации рутины.

• Навыки съёмки и монтажа коротких видео для социальных сетей.

Что мы предлагаем

Доход — 100 000 ₽ в месяц: фиксированный оклад и KPI.

• График 5/2, с 10:00-18.00.

• Компенсация расходов на мобильную связь, связанных с рабочими задачами.

• Прямое взаимодействие с собственницей компании.

• Высокая степень самостоятельности и возможность влиять на организацию рабочих процессов.

• Разнообразные задачи, профессиональное развитие и опыт непосредственного участия в управлении бизнесом.

Как мы понимаем, что вы успешно справляетесь с работой

Для нас важен не объём переписки и не количество часов, проведённых за задачами, а конкретный результат.

Мы будем оценивать:

• Выполнение поручений в согласованные сроки.

• Отсутствие потерянных задач и просроченных договорённостей без предупреждения.

• Самостоятельность в решении вопросов.

• Своевременную и понятную обратную связь по статусу задач.

• Качество результата и сокращение количества вопросов, которые собственнице приходится решать лично.

Почему эта позиция может быть интересна именно вам

Вы будете работать непосредственно с собственницей действующего бизнеса, видеть управленческие процессы изнутри, участвовать в решении разнообразных задач и получать пространство для самостоятельных решений. Дополнительные премии за проектные задачи. Помимо основных обязанностей, вы сможете участвовать в реализации отдельных бизнес-проектов собственницы компании. За успешное выполнение таких задач предусмотрены дополнительные премии от собственницы, сверх основной системы мотивации.

Здесь ценят людей, которые умеют не просто выполнять инструкции, а брать ответственность за результат.

Если вам нравится наводить порядок в задачах, находить решения, организовывать людей и процессы, а главное — доводить начатое до конца, будем рады вашему отклику!