Администратор

Обязанности:

Административное обеспечение офиса

• Организация ежедневной бесперебойной работы офиса.
• Контроль чистоты, порядка, состояния мебели, оборудования и офисной техники.
• Обеспечение сотрудников канцелярией, водой, кофе, чаем, хозяйственными и расходными материалами.
• Контроль остатков и своевременная организация закупок.
• Подготовка рабочих мест для новых сотрудников совместно с IT и HR.
• Приём и распределение корреспонденции, организация курьерских доставок.

Административно-хозяйственная деятельность

• Взаимодействие с управляющей компанией, клинингом, техническими службами и другими подрядчиками.
• Организация мелкого ремонта, обслуживания оборудования и устранения неисправностей.
• Контроль качества и сроков выполнения работ, проверка результата.
• Учёт офисного имущества, участие в инвентаризации.
• Планирование и контроль административно-хозяйственных расходов в рамках согласованного бюджета.
• Поиск поставщиков, сравнение предложений по цене, качеству и условиям поставки.
• Сбор и передача в бухгалтерию счетов, актов, накладных и других закрывающих документов.

Организация офисных процессов

• Встреча гостей, клиентов и кандидатов, уведомление ответственных сотрудников об их прибытии.
• Бронирование и подготовка переговорных комнат, организационное сопровождение встреч.
• Координация работы ресепшен и обслуживающего персонала при его наличии.
• Организационная поддержка корпоративных мероприятий, поздравлений и внутренних активностей совместно с HR.
• Выполнение организационных поручений руководства в рамках работы офиса.
• Оперативное решение внештатных ситуаций, своевременное привлечение ответственных специалистов.
• Поддержание актуального списка поставщиков, подрядчиков и контактов аварийных служб.

• Опыт работы- От 2 лет в административном обеспечении офиса
• Образование- Среднее профессиональное или высшее
• ПК - Уверенное владение MS Office, Excel, Outlook и офисными сервисами;
• Опыт работы со счетами, актами, накладными, договорами и закрывающими документами
• Опыт планирования закупок, поиска поставщиков и сравнения коммерческих предложений
• Опыт взаимодействия с клинингом, управляющей компанией, ремонтными и сервисными службами
• Грамотная устная и письменная речь, деловой этикет, умение договариваться и корректно добиваться выполнения обязательств

• Официальное трудоустройство и стабильная заработная плата;
• Перспективы карьерного и профессионального роста;
• Работа в стабильной и развивающейся компании.