Операционный координатор / Специалист по документообороту

Кто мы?

Profi.Travel — международная медиакомпания с более чем 25-летней историей, один из лидеров туристического B2B-рынка России и СНГ.

Наши клиенты — крупнейшие туроператоры, авиакомпании, международные гостиничные сети и национальные офисы по туризму разных стран.

У нас профессиональная, дружелюбная команда, минимум бюрократии и современный подход к работе. Мы активно внедряем цифровые инструменты и автоматизируем процессы.

Что мы делаем?

- Реализуем комплексные digital-кампании для продвижения туристических направлений и продуктов.

- Организуем масштабные онлайн-выставки, такие как «ЗНАЙ НАШЕ» (выставка получила премию Президента РФ в области туризма) и Online Travel Mart.

- Проводим Обучающие онлайн-проекты и онлайн-мероприятия для туристического рынка

Кого мы ищем?

Мы ищем человека, который возьмёт на себя организационную работу компании и поможет нашей команде работать эффективно.

Это не совсем классическая вакансия специалиста по документообороту или офис-менеджера. Скорее, сочетание операционного координатора, администратора бизнес-процессов и помощника руководителя.

Работа разнообразная: от договоров и счетов до организации командировок, контроля внутренних процессов и освоения новых цифровых инструментов.

Требования:

- Организованный и самостоятельный человек. Любишь порядок, умеешь планировать работу, следить за сроками и доводить дела до конца.

- Внимателен к деталям. Документы, цифры, реквизиты и сроки требуют аккуратности.

- Уверенно работаешь с компьютером. Таблицы, онлайн-сервисы и новые программы не вызывают затруднений.

- Быстро учишься. Готов осваивать новые инструменты и технологии.

- Любишь разнообразие задач. Тебе комфортно переключаться между документами, организационными вопросами и цифровыми системами.

- Грамотно и доброжелательно общаешься с коллегами и партнёрами.

Опыт работы с документооборотом обязателен. Знание 1С, ЭДО, ОРД, кадрового делопроизводства и госзакупок будет преимуществом.

Обязанности:

Документы и финансы

- Выставлять счета, готовить договоры, акты и другие документы для клиентов;

- Работать с 1С и ЭДО: заносить заявки, закрывать оказанные услуги, контролировать оплаты;

- Вести внутренний документооборот, архив, реестры и управленческие таблицы;

- Взаимодействовать с бухгалтерией, клиентами и поставщиками по вопросам документов и платежей.

Организация работы компании

- Помогать с оформлением сотрудников, подготовкой внутренних документов, приказов и регламентов;

- Организовывать встречи, планёрки и командировки сотрудников;

- Следить за своевременной оплатой и продлением рабочих сервисов, телефонии, интернета, серверов, доменов и подписок;

- Координировать административные вопросы и взаимодействие с подрядчиками;

- Работать с общей почтой компании, распределять обращения и корреспонденцию.

Цифровые инструменты и специальные задачи

- Работать с системами маркировки интернет-рекламы (ОРД): ежедневно вносить данные, контролировать корректность информации и отчётность;

- Поддерживать актуальность данных во внутренних системах и трекерах;

- Помогать руководству внедрять новые инструменты, автоматизировать и стандартизировать процессы;

- Участвовать в подготовке ТЗ, документации и отчётности по государственным закупкам (44-ФЗ и 223-ФЗ).

Условия работы:

- доход от 60 000–70 000 ₽ на руки в зависимости от опыта и компетенций;

- зарплата выплачивается 2 раза в месяц;

- удаленный формат работы (вы приезжаете в офис только когда вам необходимо, остальное время работаете из дома; можно на длительное время уезжать в другие города или страны, предварительно согласовав это с руководством.);

- официальное трудоустройство;

- молодой и современный коллектив, компания которая использует современные технологии и инструменты для работы;

- работа в непосредственном подчинении генеральному директору и участвовать в организации работы всей компании;

- удобный рабочий график с 10:00 до 19:00 ч. (Екб);

Давай знакомиться!

Нам нужен не просто исполнитель, работающий по инструкции, а человек, которому действительно нравится организовывать процессы, поддерживать порядок и делать так, чтобы вся команда могла спокойно заниматься своей работой.

Если тебе близок такой подход — будем рады познакомиться!