Специалист ректората по протоколу

посёлок городского типа Малаховка, Шоссейная улица, 33

Метро: Быково

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Протокольное сопровождение мероприятий с участием ректора. Готовить и согласовывать программы визитов, встреч, приёмов, совещаний: порядок выступлений, рассадку, регламент, тайминг, символику, церемониал.
Ведение и оформление протоколов заседаний/совещаний. Фиксировать повестку, выступления, решения, поручения, ответственных и сроки.
Контроль исполнения протокольных поручений. Вести реестр поручений из протоколов, напоминать исполнителям, собирать отчёты о выполнении, докладывать руководству о статусе.
Координация с другими подразделениями при подготовке мероприятий. Согласовывать с хозяйственными и административными службами вопросы помещения, техники, навигации, пропусков, безопасности, сувенирной продукции, фото- и видеофиксации.
Работа с внешними делегациями и гостями. Участвовать в подготовке программ для официальных делегаций, списков участников, памяток, переводов материалов, контролировать соблюдение протокольных норм при приёме гостей.
Готовить тексты для выступлений ректора (приветственные слова, доклады, обращения) либо участвовать в их согласовании вместе с аппаратом ректора.
Оперативно снимать мероприятия с участием ректора. Присутствовать на ключевых событиях (совещания, награждения, подписания, визиты делегаций, открытия), фиксировать хронику: от общего плана до крупных планов лиц и деталей (рукопожатия, вручение наград, документы).
Взаимодействовать с пресс-службой. Передавать фото в установленные сроки, согласовывать ключевые кадры с пресс-секретарём, помогать с подписями (кто изображён, что происходит, дата, место).
Обеспечивать присутствие ректора на ключевых темах. Оперативно реагировать на важные инфоповоды
Взаимодействовать с аудиторией. Отвечать на комментарии и сообщения в рамках утверждённых правил
Координировать съёмки и прямые эфиры. Согласовывать время и место, ставить ТЗ фотографу/видеооператору, готовить вопросы для интервью, собирать обратную связь после.