Секретарь

ООО «ПРОКС» — это динамично развивающаяся компания, основанная в 2016 году. Начиная свою деятельность как подрядная организация и постепенно расширяя масштабы своей деятельности, за короткий промежуток времени мы превратились в современную строительную компанию, с собственным штатом высококвалифицированных специалистов, парком строительной техники, современными строительными технологиями и уникальным опытом строительства.

Должность предполагает временное замещение работника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком (декретная ставка). Заключается срочный трудовой договор (от 1,5 до 3 лет).

Обязанности:

• Документооборот и делопроизводство:
  • Приём заявлений и документов от сотрудников, передача их на подпись директорам.
  • Приём, отправка и регистрация входящей/исходящей корреспонденции (присвоение номеров, ведение журналов).
  • Составление сопроводительных писем.
  • Ведение архива всех документов.
  • Проверка электронной почты, перенаправление писем коллегам по зоне ответственности.
• Обеспечение жизнедеятельности офиса:
  • Своевременный заказ канцелярии, оргтехники, продуктов, воды, хозяйственных материалов, заправка картриджей.
  • Контроль за работой офисной оргтехники, при поломках — передача заявок IT-специалисту.
  • Организация рабочего места для новых работников (заказ оргтехники, компьютера, канцелярии).
  • Ведение инвентаризации оргтехники в 1С (закрепление за сотрудниками, печать накладных, выдача под подпись).
• Поддержка директоров и организация мероприятий:
  • Составление графика встреч, совещаний и других мероприятий директоров, их организация (утренние напоминания).
  • Подготовка совещаний: сбор информации, оповещение участников о времени, месте и повестке дня, ведение и оформление протоколов.
  • Организация командировок сотрудников (покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.).
  • Обработка и передача директорам требуемой информации.
  • Выполнение отдельных служебных поручений директоров.
• Коммуникации и приём посетителей:
  • Приём телефонных звонков и своевременное доведение информации до сотрудников.
  • Организация приёма посетителей.
• Поддержание порядка в офисе:
  • Контроль чистоты и порядка на своём рабочем месте, в совещательной комнате, кабинете директоров, кухне (протирать пыль, поливать цветы, наводить порядок на столах, задвигать стулья, следить за чистотой посуды).
  • В период отсутствия уборщицы (вынос мусора, пополнение расходных материалов: туалетная бумага, бумажные полотенца).