Помощник/ассистент руководителя

«Радиум» разрабатывает и производит технически сложные медицинские изделия. Мы расширяем производство и ищем ассистента для работы напрямую с собственником компании.

Твоя задача — помогать руководителю организовывать рабочий день, решать повседневные вопросы и доводить поручения до результата. В этой работе важны самостоятельность, внимательность и способность быстро разобраться в новой задаче: выяснить детали, найти информацию, договориться с нужными людьми и проверить результат.

Чем предстоит заниматься

В роли сочетаются три направления. Соотношение задач ориентировочное.

Бизнес-ассистент — около 50% задач

• Вести календарь руководителя, напоминать о встречах, поездках и важных сроках.
• Проверять почту, выделять важные сообщения и передавать вопросы, требующие внимания руководителя.
• Организовывать поездки: билеты, гостиницы, визы и трансферы. Проверять даты, условия бронирования и готовность всех договорённостей.
• Организовывать встречи, принимать гостей и делегации.
• Вести протоколы совещаний: фиксировать решения, исполнителей и сроки. Передавать решения всем участникам, отслеживать выполнение и заранее сообщать о задержках.
• Собирать и систематизировать информацию, готовить деловую переписку и документы.

Офис-менеджер — около 30% задач

• Обеспечивать офис необходимым: канцелярией, водой, кофе и другими расходными материалами.
• Готовить переговорную к встречам, делать кофе руководителю или гостям, помогать с повседневными организационными вопросами.
• Взаимодействовать с поставщиками и службами доставки, контролировать исполнение заказов.

Личный ассистент — около 20% задач

• Выполнять личные организационные поручения руководителя и его семьи: оформить заказ, организовать доставку, договориться о встрече.
• Следить за важными датами, помогать с выбором и покупкой подарков.

Что мы ждём от тебя

• Желание структурировать хаос и умение держать в поле зрения десятки задач одновременно: фиксировать поручения, сроки и договорённости, не терять незавершённые вопросы.
• Умение работать быстро и чётко, говорить и писать по существу, формулировать вопросы и ответы без лишней «воды».
• Навыки работы с ПК и MS Office, активное использование поиска, онлайн-сервисов и ИИ для решения рабочих задач. Умение проверять найденную информацию и результаты работы ИИ.
• Умение договариваться и убеждать: ясно объяснить, что нужно, найти подход к собеседнику и добиться выполнения договорённостей.
• Способность выделять главное в потоке информации, оценивать срочность и расставлять приоритеты.
• Организаторские и управленческие навыки: согласовать действия участников, распределить организационные задачи, определить сроки и проследить за исполнением.
• Самостоятельность и способность быстро учиться: разобраться в незнакомом вопросе, задать вопрос нужному человеку, найти информацию и предложить решение.
• Внимательность к деталям и аккуратное обращение с личной и рабочей информацией, соблюдение конфиденциальности.

Знание английского языка и опыт работы персональным ассистентом руководителя будут преимуществом.

Готовы рассмотреть кандидатов без опыта работы ассистентом. Конкретные сервисы, документы и процессы можно освоить в работе. На старте важны способность быстро разбираться в новых задачах и привычка доводить вопросы до результата.

Условия

• Официальное трудоустройство.
• Работа в офисе: Санкт-Петербург, Магнитогорская улица, 51, лит. О, метро «Ладожская».
• График 5/2, с 09:00 до 18:00, восемь рабочих часов в день.
• Изредка возможны рабочие вопросы по вечерам.
• Участие в командировках возможно по твоему желанию и взаимной договорённости.
• Оборудованное рабочее место.
• Бесплатное питание после испытательного срока.
• Возможность учиться, постепенно расширять ответственность и участвовать в развитии производства.

В отклике коротко расскажи о ситуации, когда тебе пришлось самостоятельно разобраться в незнакомом вопросе и довести его до результата. Пример может быть из работы, учёбы или повседневной жизни.