Помощник руководителя / Executive Assistant

Описание вакансии

Ищем сильного Executive / Private Assistant (свободный английский + AI-friendly) в Family-office.

Мы не ищем пассивного исполнителя, который ждет прямых указаний. Нам нужен самостоятельный, быстрый и технологичный человек с высоким уровнем ownership. Тот, кто умеет держать под контролем десятки параллельных задач, видит скрытые зависимости и доводит любой вопрос до финала без напоминаний.

Чем предстоит заниматься:

Управление хаосом в расписании: Полное ведение Google Calendar руководителя. Оперативная организация, отмена и перенос встреч, стыковка сложных графиков.
Travel-поддержка полного цикла: Бронирование билетов и отелей, составление оптимальных маршрутов, заказ Fast Track, координация культурных и личных активностей.
Операционная работа: Взаимодействие со сторонними подрядчиками и сервисами, ведение follow-up по открытым вопросам, координация задач внутри команды Private Office.
Технологичный workflow: Работа с пакетом Google Workspace (Gmail, Drive, Docs, Sheets), а также активное внедрение AI в рутинные процессы.

Мы ожидаем:

Опыт в крупных компаниях/зарубежных компаниях и Family-office;
Опыт работы помощником руководителя от 3-х лет;
Имеете рабочий английский язык (свободно переписываетесь с зарубежными подрядчиками, можете пройти часть интервью на английском);
Обладаете высокой технологической грамотностью. Для вас ChatGPT, Claude и другие AI-инструменты — это ежедневные помощники для поиска информации, саммаризации текстов и структурирования задач. Опыт настройки автоматизаций будет огромным плюсом;
Умеете работать в условиях высокой неопределенности и быстро меняющихся вводных;
Способны делать глубокий и качественный рисерч по любой нестандартной задаче;
Отличные навыки работы с календарями и планированием;
Умение работать с большим объемом задач;